Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Warenwirtschaftssystem und wofuer wird es eingesetzt?
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi oder WWS) ist eine Software, die alle Prozesse rund um die Beschaffung, Lagerung und den Verkauf von Waren abbildet und steuert. Im Mittelpunkt stehen die Kernbereiche Einkauf, Verkauf, Lager sowie Warenein- und Warenausgang, die das System mengen- und wertmaessig erfasst. Damit weist die Software jederzeit den aktuellen Lagerbestand aus und macht Warenstroeme transparent nachvollziehbar. Eingesetzt wird sie vor allem in Handels-, Versand- und E-Commerce-Unternehmen, die viele Artikel und Bestellungen effizient abwickeln muessen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System?
Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich auf die Steuerung der Waren- und Materialfluesse, also auf Einkauf, Lager und Verkauf. Ein ERP-System geht deutlich weiter und bildet zusaetzlich Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Projektmanagement, CRM sowie Produktions- und Fertigungsplanung ab. Vereinfacht laesst sich sagen, dass die Warenwirtschaft ein Teilbereich beziehungsweise ein zentrales Modul innerhalb eines umfassenden ERP-Systems ist. Reine Handelsbetriebe kommen oft mit einer Warenwirtschaft aus, waehrend Unternehmen mit eigener Fertigung oder vielen vernetzten Abteilungen meist ein vollwertiges ERP-System benoetigen.
Was bedeuten offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssysteme?
Ein geschlossenes System bildet den gesamten innerbetrieblichen Warenfluss von der Disposition bis zum Warenausgang mengen- und wertmaessig ab und enthaelt dafuer alle zentralen Module wie Einkauf, Verkauf, Lager und Auswertungen. Ein offenes System ist demgegenueber dadurch gekennzeichnet, dass es nicht alle dieser Kernmodule selbst abdeckt und fehlende Funktionen ueber Schnittstellen aus anderen Programmen ergaenzt werden. Ein integriertes System geht ueber das geschlossene hinaus und bindet zusaetzlich organisationsexterne Stellen wie Online-Shops, Marktplaetze, Lieferanten, Banken oder Logistikdienstleister direkt ueber Schnittstellen ein. Die Uebergaenge sind dabei fliessend, und welche Variante sinnvoll ist, haengt davon ab, wie viele externe Kanaele und Partner ein Unternehmen anbinden moechte.
Was sind Stammdaten und Bewegungsdaten in der Warenwirtschaft?
Stammdaten sind die vergleichsweise konstanten Grunddaten eines Systems, die sich nur selten aendern, etwa Artikelbezeichnungen, Kunden- und Lieferantenstammdaten oder Einkaufs- und Lieferkonditionen. Bewegungsdaten entstehen dagegen im laufenden Geschaeftsbetrieb und veraendern sich fortlaufend, beispielsweise Lagerbestaende, Auftraege, Lieferscheine und Rechnungen. Erst das Zusammenspiel beider Datenarten ergibt ein vollstaendiges Bild des Warenflusses. Saubere und gepflegte Stammdaten gelten dabei als Voraussetzung fuer verlaessliche Auswertungen und korrekte Bestandszahlen.
Fuer welche Unternehmen lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem und was kostet es?
Bereits kleine und mittelstaendische Handels- und Versandbetriebe profitieren von einem Warenwirtschaftssystem, weil es Lagerbestaende automatisch fortschreibt, Nachbestellungen erleichtert und manuelle Fehler reduziert. Die Kosten haengen stark vom Funktionsumfang und der Nutzerzahl ab und reichen bei Cloud-Loesungen von rund 20 Euro bis zu mehreren hundert Euro pro Nutzer und Monat, wobei viele Mittelstandsangebote im mittleren zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich liegen. Neben den reinen Lizenzkosten sollten auch Einfuehrung, Schulung, Wartung und Support einkalkuliert werden. Wichtig ist zudem, dass das System die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen wie die GoBD erfuellt, da Warenwirtschaftssysteme als Vor- und Nebensysteme buchhalterisch relevante Daten erzeugen.
Wie unterscheidet sich eine Warenwirtschaft von einer reinen Lagerverwaltung?
Eine reine Lagerverwaltung beziehungsweise ein Lagerverwaltungssystem konzentriert sich auf die physischen Ablaeufe im Lager, also auf Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Bestandsfuehrung und Inventur, haeufig unterstuetzt durch Barcode- oder Scannertechnik. Eine Warenwirtschaft umfasst diesen Lagerbereich, geht aber darueber hinaus und steuert zusaetzlich Einkauf, Verkauf, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung. Die Lagerverwaltung ist damit funktional ein Ausschnitt dessen, was eine Warenwirtschaft insgesamt leistet. Wer ausschliesslich Lagerprozesse optimieren will, kommt mit einem Lagerverwaltungssystem aus, waehrend die durchgaengige Steuerung von Bestellung bis Rechnung eine Warenwirtschaft erfordert.