Video: ERP-Auswahl in 7 Schritten

Der im Video skizzierte Prozess führt strukturiert von der ersten Bedarfsklärung bis zur Vertragsverhandlung. Die sieben Schritte umfassen: erstens Strategie, Treiber und Projektrahmen klären, zweitens die Ist-Aufnahme und Prozessanalyse, drittens das Soll-Konzept und Lastenheft, viertens die Erstellung einer Longlist über Marktrecherche, fünftens die Eingrenzung auf eine Shortlist samt RFI und strukturierten Demos sowie sechstens Referenzen, Proof of Concept und Risikoanalyse. Den Abschluss bildet die Vertragsverhandlung mit dem favorisierten Anbieter, sodass technische, fachliche und kaufmännische Kriterien gemeinsam in die Entscheidung einfließen.

Für die reine Auswahlphase sollten mittelständische Unternehmen je nach Komplexität meist mit etwa drei bis sechs Monaten rechnen, bei Unternehmensgruppen mit Intercompany- oder internationalen Anforderungen auch länger. Allein das Sammeln, Strukturieren und Priorisieren der Anforderungen im Lastenheft beansprucht in der Praxis häufig mehrere Wochen bis Monate. Die anschließende Implementierung ist davon getrennt zu betrachten und dauert in mittelständischen On-Premises-Projekten je nach Quelle oft rund sechs bis achtzehn Monate, während Cloud-Lösungen tendenziell schneller eingeführt werden können. Die genaue Dauer hängt stark von Branche, Anpassungstiefe und der Verfügbarkeit interner Ressourcen ab.

Im Lastenheft beschreibt das Unternehmen aus eigener Sicht systematisch, was die Software leisten soll, also die funktionalen, technischen und prozessualen Anforderungen sowie Projektumfang, Zeitplan, Budgetrahmen und Bewertungskriterien. Es beantwortet das Was und Warum, während der Anbieter später im Pflichtenheft das Womit und Wie darstellt. Zur Priorisierung hat sich die MoSCoW-Methode bewährt, bei der jede Anforderung als Must (zwingend), Should (wichtig), Could (wünschenswert) oder Won't (vorerst nicht) eingestuft wird. So lässt sich vermeiden, dass selten genutzte Sonderwünsche die Auswahl dominieren und den wirklich kritischen Prozessfit verdrängen.

In der Praxis bewährt es sich, zunächst eine Longlist von etwa 8 bis 12 ERP-Systemen zusammenzustellen und diese danach systematisch einzugrenzen. Aus der Longlist wird über einen Request for Information (RFI) und ergänzende Gespräche eine Shortlist von typischerweise zwei bis vier, maximal fünf Anbietern gebildet. Diese Zahl ist klein genug, um jeden Kandidaten in Tiefe zu bewerten, und groß genug, um echten Wettbewerb und Verhandlungsspielraum zu erhalten. Für die Bewertung empfiehlt sich eine gewichtete Score-Matrix, etwa mit Dimensionen wie Prozessfit, Integrationen, TCO, Projektsicherheit und Usability.

Eine Standardpräsentation des Anbieters zeigt nur dessen Schokoladenseite und macht verschiedene Systeme kaum vergleichbar. Aussagekräftig wird eine Demo erst, wenn alle Anbieter dieselben, realistischen Szenarien aus dem eigenen Geschäft durchspielen, etwa einen Auftrag mit Varianten, eine kurzfristige Terminänderung, eine Teillieferung oder einen Skonto-Fall. So sieht das Projektteam, wie viele Klicks ein Prozess wirklich braucht und wo Standard endet und Customizing beginnt. Ergänzend sollten Referenzkunden aus der gleichen Branche und vergleichbarer Größe befragt sowie bei kritischen Anforderungen ein Proof of Concept vereinbart werden.

Externe Auswahlbegleiter sind kein Muss, können aber besonders bei komplexen oder erstmaligen Projekten das Risiko von Fehlentscheidungen deutlich senken. Sie moderieren Workshops mit den Fachbereichen, übersetzen operative Anforderungen in vergleichbare Bewertungskriterien und achten neben Funktionslisten auch auf Prozessfit, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und langfristige Wirtschaftlichkeit. Für die Erstellung eines Lastenhefts werden in der Praxis häufig Honorare in einer Größenordnung von etwa 5.000 bis 15.000 Euro genannt, abhängig von Umfang und Branche. Diese Investition kann sich durch Zeitersparnis im Prozess und durch bessere Verhandlungsergebnisse beim Vertrag amortisieren, ersetzt jedoch nicht die fachliche Mitwirkung des eigenen Teams.