Häufig gestellte Fragen
Welche Vertragsklauseln sind bei einem ERP-Vertrag am wichtigsten?
Als kritisch gelten in der Praxis vor allem eine präzise Leistungsbeschreibung, das Service-Level-Agreement mit Verfügbarkeits- und Reaktionszeiten, die Regelung der Pflege- und Supportkosten sowie Haftungs- und Exit-Klauseln. Besonders riskant sind einseitige Preisanpassungs-, weitreichende Haftungsausschluss- und unklare Kündigungsklauseln, weil sie das Kostenrisiko und die Abhängigkeit vom Anbieter erhöhen. Bei SaaS-Verträgen kommen Datenschutz und Datenexport hinzu, da der Anbieter die Daten verarbeitet und beim Ausstieg zurückgeben muss. Eine schriftlich fixierte Leistungsbeschreibung bildet dabei das Fundament, an dem sich Mängel und Abnahme später messen lassen.
Wie hoch sind die jährlichen Wartungs- bzw. Pflegekosten bei ERP-Software üblicherweise?
Bei klassischen On-Premise-Lizenzen liegt die jährliche Softwarepflege marktüblich bei etwa 15 bis 22 Prozent der Lizenzsumme, häufig im Bereich von 18 bis 20 Prozent. Für eine Lizenz von 50.000 Euro bedeutet eine Pflegequote von 18 Prozent also rund 9.000 Euro pro Jahr. Diese Pflege ist faktisch nicht optional, da ohne aktiven Vertrag Updates, gesetzliche Anpassungen und Sicherheitspatches entfallen. Im Vertrag sollte die Pflegequote deshalb betraglich gedeckelt und an konkrete Gegenleistungen wie Updates und gesetzliche Änderungen gebunden werden.
Darf der Anbieter die Lizenz- oder Wartungsgebühren einfach erhöhen?
Preisanpassungsklauseln sind in langfristigen Pflege-, Support- und SaaS-Verträgen verbreitet, müssen aber transparent und nachvollziehbar formuliert sein, um AGB-rechtlich wirksam zu bleiben. Große Anbieter koppeln Erhöhungen zunehmend an einen offiziellen Verbraucherpreisindex und deckeln sie; SAP etwa hat seine jährliche Support-Anpassung zum 1. Januar 2025 an den lokalen Verbraucherpreisindex gebunden, aber auf maximal 5 Prozent begrenzt, und Microsoft hat zum 1. April 2025 für jährliche Cloud-Abonnements mit monatlicher Zahlung einen Aufschlag von rund 5 Prozent eingeführt. Riskant sind dagegen Klauseln, die dem Anbieter einseitige, der Höhe nach unbegrenzte Anpassungen erlauben. Kunden sollten daher eine Obergrenze, eine Indexbindung und ein Sonderkündigungsrecht bei überdurchschnittlichen Erhöhungen verhandeln.
Was sollte eine Exit-Klausel im ERP-Vertrag regeln?
Eine belastbare Exit-Klausel regelt vor allem die Rückgabe und den Export der Daten in einem gängigen, weiterverarbeitbaren Format sowie die Fristen für Migrationsunterstützung und Datenlöschung beim Anbieter. Gerade bei SaaS-Lösungen liegen die produktiven Daten beim Anbieter, sodass ohne klare Regelung ein faktischer Lock-in droht. Sinnvoll sind zudem Übergangsfristen, in denen der Altanbieter den Parallelbetrieb und die Datenübergabe an ein Nachfolgesystem unterstützt. Auch die Frage, was mit individuell entwickelten Anpassungen und Schnittstellen geschieht, gehört in diese Klausel.
Ist ein ERP-Implementierungsvertrag ein Werkvertrag oder ein Dienstvertrag?
Verträge zur Einführung eines auf Standardsoftware basierenden ERP-Systems sind nach der Rechtsprechung meist Mischverträge mit Elementen aus Werk- und Dienstvertragsrecht; das OLG Frankfurt am Main hat dies in seinem Urteil vom 15. Mai 2024 (Az. 5 U 133/22) bestätigt. Beim Werkvertrag schuldet der Anbieter einen messbaren Erfolg mit Abnahme, beim Dienstvertrag nur die Tätigkeit, die nach Aufwand abgerechnet wird. Kunden bevorzugen in der Regel werkvertragliche Festpreise mit definierten Meilensteinen, während Anbieter wegen der schwer planbaren Aufwände eher nach Zeit und Material abrechnen wollen. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung mit klaren Abnahmekriterien ist die Voraussetzung dafür, einen Festpreis oder werkvertragliche Pflichten überhaupt durchsetzen zu können.
Welche Verhandlungshebel hat ein mittelständischer Kunde gegenüber dem ERP-Anbieter?
Den größten Hebel hat der Kunde vor der Unterschrift, solange noch ein zweiter Anbieter im Rennen ist und der Auftrag nicht vergeben wurde. Konkrete Ansatzpunkte sind ein gedeckelter Festpreis für die Implementierung, eine begrenzte und indexgebundene Pflegekostensteigerung, eine angemessene Haftungsobergrenze sowie Pönalen für verspätete oder mangelhafte Lieferung. Ebenso lassen sich Abnahmekriterien, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten im SLA und ein gesichertes Datenexportrecht vertraglich verankern. Wichtig ist, alle mündlichen Zusagen schriftlich in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen, da später nur das gilt, was nachweisbar vereinbart wurde.