ERP-Vertrag – Checkliste für Verhandlung und Vertragsklauseln

Bei Investitionen über 250.000 Euro ist die Beauftragung eines auf IT-Vertragsrecht spezialisierten Anwalts in der Regel sinnvoll, da Anwaltskosten im Bereich von etwa 15.000 bis 50.000 Euro sich gegenüber dem Vertragsvolumen meist schon in den ersten Jahren amortisieren. Der Grund ist die Hebelwirkung: Lizenz- und Subscription-Gebühren machen typischerweise nur rund 25 bis 35 Prozent der Gesamtprojektkosten aus, während 65 bis 75 Prozent auf Implementierung, Customizing, Schulung und Datenmigration entfallen. Gerade die Klauseln zu Pönalen, Audit-Rechten, Preiserhöhungen und Exit lassen sich juristisch belastbar nur formulieren, wenn jemand IT-Vertragsrecht beherrscht. Bei kleineren Projekten reicht oft eine fokussierte Prüfung der zentralen Term-Sheet-Klauseln, statt den gesamten Vertrag durcharbeiten zu lassen.

Im Mittelstand sind 15 bis 30 Prozent Reduktion gegenüber dem Listenpreis realistisch, bei größeren Verträgen oder wenn mehrere Anbieter bis zur Unterschrift parallel verhandelt werden, oft noch mehr. Wirtschaftlich wichtiger als der Erstrabatt sind jedoch die Klauseln zu jährlichen Preiserhöhungen, Audit-Rechten, Service-Levels und Exit, weil diese über die typische Vertragslaufzeit von sieben bis zehn Jahren wirken. Eine reine Listenpreis-Reduktion verpufft, wenn der Anbieter die Subscription anschließend jährlich ohne Obergrenze anheben darf. Sinnvoll ist daher, Preisbindung (idealerweise an einen Index wie den Verbraucherpreisindex gekoppelt) und Mengenstaffeln früh im Verhandlungspaket zu adressieren, nicht erst am Schluss.

Zu vermeiden sind Klauseln, die einen späteren Wechsel verteuern oder faktisch verhindern, etwa proprietäre Datenformate ohne Exportpflicht, undokumentierte Schnittstellen oder ein vertragliches Verbot, zu bestimmten Wettbewerbern zu wechseln. Ebenso problematisch sind unbegrenzte Preiserhöhungs-Mechanismen, intransparente Audit-Logiken mit rückwirkender Nachzahlung sowie automatische Verlängerungen über mehrere Jahre ohne klare, rechtzeitige Kündigungsmöglichkeit. Auch Schein-Pönalen bei SLA-Verstößen, die nur symbolische Gutschriften vorsehen, sind wirtschaftlich wertlos und sollten durch spürbare, gestaffelte Sanktionen ersetzt werden. Cloud- und Subscription-Modelle senken zwar die Anfangsinvestition, verschieben die Kosten aber dauerhaft in die laufenden Betriebsausgaben, weshalb gerade hier die langfristigen Klauseln entscheidend sind.

ERP-Verträge sind im deutschen Recht typischerweise gemischte Verträge, die Elemente aus verschiedenen Vertragstypen kombinieren. Das OLG Frankfurt am Main hat mit Urteil vom 15. Mai 2024 (Az. 5 U 133/22) bestätigt, dass der Vertrag zur Implementierung eines auf Standardsoftware basierenden ERP-Systems regelmäßig ein gemischter Vertrag mit dienst- und werkvertraglichen Elementen ist: Installation und Anpassung der Software an die bestehende IT-Umgebung sind werkvertraglich (erfolgsbezogen), während Beratung und Schulung dienstvertraglich (tätigkeitsbezogen) einzuordnen sind. Für die laufende SaaS-Nutzung liegt der Schwerpunkt mangels abweichender Regelung im Mietrecht nach den Paragrafen 535 folgende BGB, was zu einer weitreichenden, teils verschuldensunabhängigen Anbieterhaftung bei Mängeln führen kann (Paragrafen 536, 536a BGB). Diese Einordnung ist praktisch relevant, weil sie bestimmt, ob der Anbieter nur ein Bemühen oder einen konkreten Erfolg (etwa eine erfolgreiche Datenmigration) schuldet, weshalb erfolgsbezogene Leistungen ausdrücklich als werkvertragliche Pflichten formuliert werden sollten.

Die Modalitäten für Datenexport, -rückgabe und -löschung sollten bereits bei Vertragsabschluss festgelegt werden, nicht erst bei der Kündigung. Verarbeitet das ERP-System personenbezogene Daten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO Pflicht; dieser muss vorsehen, dass der Anbieter die Daten nach Vertragsende nach Wahl des Kunden zurückgibt oder löscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Der Export sollte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erfolgen (orientiert an der Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO), kostenfrei und innerhalb einer klar definierten Frist. Wichtig ist außerdem, dass eine bloße vertragliche Zusage nicht ausreicht: Der Kunde muss die tatsächliche Rückgabe oder Löschung überprüfen und dokumentieren, weshalb ein verbindlicher Löschnachweis des Anbieters vertraglich vereinbart werden sollte.

Eine Lizenz-Audit-Klausel räumt dem Anbieter das Recht ein, die tatsächliche Nutzung der Software zu überprüfen, und regelt die Folgen bei Übernutzung. Das Risiko ist erheblich, weil Erhebungen wie die der Business Software Alliance darauf hindeuten, dass je nach Region ein Viertel bis nahezu 40 Prozent der eingesetzten Software nicht oder falsch lizenziert ist, oft durch sogenannte indirekte Nutzung, bei der Drittsysteme auf das ERP zugreifen. Prominentes Beispiel ist der Rechtsstreit SAP gegen Diageo vor dem englischen High Court (2017), in dem SAP wegen indirekter Nutzung über eine Salesforce-Anbindung rund 54,5 Millionen Pfund an Lizenzgebühren forderte; das Gericht gab SAP dem Grunde nach recht, eine konkrete Schadenshöhe wurde in der zweiten Verfahrensstufe nicht mehr beziffert. Im Vertrag sollten daher Häufigkeit, Vorlaufzeit und Sanktionen eines Audits klar begrenzt, rückwirkende Nachzahlungen ausgeschlossen und die Definition der lizenzpflichtigen Nutzung (Named User, Concurrent User, technische Nutzer, indirekter Zugriff) eindeutig festgeschrieben werden.