Video: Was kostet ein ERP-System wirklich?

Eine pauschale Zahl gibt es nicht, weil die Kosten stark von Nutzerzahl, Branche, Funktionsumfang und Anpassungstiefe abhaengen. Als Orientierung nennen Marktquellen fuer mittelstaendische Projekte ueber drei bis fuenf Jahre gerechnet eine Bandbreite von etwa 60.000 Euro bis weit ueber 200.000 Euro, in komplexen Faellen auch deutlich mehr. Eine verbreitete Faustregel veranschlagt rund ein bis fuenf Prozent des Jahresumsatzes fuer Einfuehrung und erstes Betriebsjahr. Belastbare Zahlen ergeben sich erst aus einem konkreten Lastenheft und mehreren vergleichbaren Angeboten.

Die Gesamtkosten verteilen sich typischerweise auf fuenf Bloecke: Lizenz- beziehungsweise Abogebuehren, Implementierung und Beratung, Anpassung und Schnittstellen, interne Aufwaende samt Schulung sowie der laufende Betrieb. Die reinen Lizenz- oder Subskriptionskosten machen in realen Projekten oft nur etwa 15 bis 30 Prozent der Gesamtsumme aus. Der groesste Posten ist haeufig die Implementierung, die je nach Quelle 30 bis 50 Prozent beanspruchen kann. Wer nur den Lizenzpreis vergleicht, unterschaetzt das tatsaechliche Budget daher regelmaessig deutlich.

Zu den am haeufigsten unterschaetzten Posten zaehlen die Datenmigration, der Schulungsaufwand und individuelle Anpassungen, die spaeter bei jedem Update erneut gepflegt werden muessen. Auch der Produktivitaetsverlust waehrend der Umstellung gilt als typischer weicher Kostentreiber, weil eigene Mitarbeiter waehrend des Rollouts aus dem Tagesgeschaeft abgezogen werden. Schnittstellen zu Vorsystemen verursachen oft mehr Aufwand als geplant, wenn statt Standardkonnektoren individuelle APIs oder Middleware noetig werden. Branchenueblich werden deshalb mindestens 15 bis 20 Prozent Reserve auf Implementierung und Migration empfohlen, bei besonders komplexen Vorhaben auch 30 Prozent und mehr.

Bei On-Premise-Lizenzen liegen die jaehrlichen Wartungs- und Supportgebuehren branchenueblich bei etwa 15 bis 22 Prozent der urspruenglichen Lizenzsumme. Eine Lizenz von 50.000 Euro bedeutet also rund 7.500 bis 11.000 Euro Pflegekosten pro Jahr, tendenziell inflationsbedingt steigend. Bei Cloud- beziehungsweise SaaS-Modellen sind Wartung und Updates dagegen meist in der monatlichen Abogebuehr enthalten, sodass der laufende Aufwand planbarer ist. Als Orientierung werden fuer den Betrieb haeufig 15 bis 25 Prozent der urspruenglichen Implementierungskosten pro Jahr angesetzt.

Das haengt vor allem von Nutzerzahl, Betrachtungszeitraum und vorhandener IT-Infrastruktur ab. Cloud-Loesungen vermeiden hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen, Hardware und Serverbetrieb und erzeugen stattdessen planbare monatliche Kosten; fuer kleinere Anwenderzahlen sind sie in der Fuenf-Jahres-Betrachtung oft guenstiger. On-Premise verlangt zunaechst eine erhebliche Kapitalausgabe, kann sich aber nach der Amortisation bei sehr grossen oder langlebigen Installationen rechnen. Eine belastbare Aussage liefert nur eine Gesamtkostenrechnung ueber den geplanten Nutzungszeitraum statt ein Vergleich einzelner Preisbestandteile.

Die Total Cost of Ownership erfasst alle direkten und indirekten Kosten ueber den gesamten Lebenszyklus, der meist mit fuenf bis zehn Jahren angesetzt wird, statt nur die Anschaffung. Dazu zaehlen Implementierung, interne Arbeitszeit, Schulung, Schnittstellen, Updates, Support und temporaere Produktivitaetsverluste. Fachliteratur weist darauf hin, dass die Gesamtkosten der Einfuehrung das Drei- bis Fuenffache des reinen Lizenzpreises erreichen koennen, bei stark angepassten Projekten sogar mehr. Eine TCO-Betrachtung macht damit erst sichtbar, welches Angebot ueber die Laufzeit tatsaechlich am wirtschaftlichsten ist.