ERP für Buchhandel – Software für Verlage, Sortimenter, Online-Buchhandel

Das Verzeichnis Lieferbarer Bücher (VLB) ist der zentrale Metadaten-Dienst des deutschsprachigen Buchhandels und wird von der MVB GmbH aus der Börsenvereinsgruppe betrieben; es umfasst nach Angaben der MVB rund 2,9 Millionen Titel von über 22.000 Verlagen (Stand 2026). Eine VLB-Anbindung erlaubt es dem ERP, Stammdaten wie ISBN-13, Titel, Autor, Verlag, gebundenen Preis und Lieferbarkeit automatisiert abzugleichen, statt sie manuell zu pflegen. Die ISBN-13 ist dabei das zentrale Identifikationsmerkmal jedes Produkts. In der Praxis hängen Umfang und Aktualität des Abgleichs vom gewählten ERP, dem VLB-Tarif und der konkreten Schnittstellen-Konfiguration ab.

Remission bedeutet, dass nicht verkaufte Bücher an den Verlag zurückgehen; das Remissionsrecht und die jeweilige Frist legt der Verlag in seinen Konditionen fest und weist sie üblicherweise auf der Rechnung aus, wobei die Frist laut Verkehrsordnung für den Buchhandel in der Regel nicht unter zwei Monaten liegt. Verspätete, unvollständige oder fehlerhafte Remittenden können je nach Verlag mit einer Bearbeitungsgebühr oder einem Gutschriftsabzug belastet werden, deren Höhe von Haus zu Haus deutlich variiert. Ein Buchhandels-ERP sollte Remission als Standard-Workflow führen: Fristprüfung, Erzeugung des Remissionsscheins, Buchung des Bestandsabgangs und Abgleich der Verlags-Gutschrift. Die konkreten Fristen, Kontingente und Gebühren variieren je nach Verlag und Barsortiment, sodass das System flexible Konditionsregeln abbilden muss.

Buchhändler beziehen Ware entweder über die Barsortimenter (KNV Zeitfracht, Libri, Umbreit) oder direkt beim Verlag, wobei jeder Weg eigene Rabatte, Skonti, Lieferzeiten und Mindestbestellwerte hat. Ein leistungsfähiges ERP unterstützt elektronische Bestellungen über die im deutschsprachigen Buchhandel etablierten Formate: Verbreitet ist das vom Börsenverein empfohlene BWA-Format, das die meisten Warenwirtschaftssysteme verarbeiten, daneben nutzen größere Lieferanten das EDIFACT-Subset EANCOM, während für Metadaten der von EDItEUR entwickelte XML-Standard ONIX gebräuchlich ist. Sinnvoll ist eine Funktion, die je Titel und Menge den günstigsten Bestellweg ermittelt und Verlags-Konditionsstaffeln berücksichtigt. Welche Schnittstellen tatsächlich nutzbar sind, hängt vom ERP-Anbieter und den vertraglichen Vereinbarungen mit den jeweiligen Lieferanten ab.

Das Buchpreisbindungsgesetz (BuchPrG) verpflichtet Verlage, für neue Bücher verbindliche Endkundenpreise festzulegen, die im Verkauf an Endkunden einzuhalten sind; seit dem zweiten Änderungsgesetz vom 1. September 2016 gilt die Preisbindung ausdrücklich auch für E-Books. Verstöße können Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und Liefersperren nach sich ziehen, und die Einhaltung wird von Preisbindungstreuhändern überwacht. Ein Buchhandels-ERP sollte den gebundenen Preis aus dem VLB übernehmen, gegen unzulässige Abweichungen absichern und zugleich gesetzlich zulässige Ausnahmen wie Mengen-, Subskriptions- oder Serienpreise korrekt verarbeiten. Die genaue Umsetzung sollte stets mit der aktuellen Rechtslage und den Verlagskonditionen abgeglichen werden.

Gedruckte Bücher unterliegen in Deutschland seit 1983 dem ermäßigten Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent, und seit dem 18. Dezember 2019 gilt dieser ermäßigte Satz auch für E-Books und andere elektronische Verlagserzeugnisse. Physische Hörbücher werden bereits seit dem 1. Januar 2015 mit 7 Prozent besteuert, digital vertriebene Hörbücher seit der Reform Ende 2019. Ein ERP muss diese Sätze produktgenau abbilden, da im Buchhandel auch Artikel mit dem Regelsatz von 19 Prozent vorkommen können, etwa Non-Book-Sortiment oder digital vertriebene Hörspiele. Da steuerliche Einordnungen im Detail komplex sind, sollte die konkrete Zuordnung mit dem Steuerberater und der jeweils gültigen Rechtslage abgestimmt werden.

Für den Online- und Multi-Channel-Buchhandel sind Systeme sinnvoll, die Filial-, Webshop- und Marktplatzbestände (etwa booklooker oder ZVAB) zentral und möglichst in Echtzeit synchronisieren. Viele unabhängige Buchhandlungen nutzen dafür die Genialokal-Plattform des Buchhandels, daneben kommen Branchensysteme mit eigener Shop-Integration oder Generalisten mit Multi-Channel-Funktion in Frage. Wichtig sind eine durchgängige VLB- und Barsortiments-Anbindung sowie eine saubere Bestands- und Konditionssteuerung über alle Kanäle. Welche Lösung passt, hängt von Sortimentsgröße, Filialstruktur, Online-Anteil und der gewünschten Integrationstiefe ab und sollte anhand der konkreten Geschäftsprozesse bewertet werden.