DATEV-Alternativen — Buchhaltung und ERP

Für die reine Buchhaltung gelten Cloud-Lösungen wie sevDesk und Lexware Office sowie etablierte Programme von Sage, BMD und Addison als gängige Alternativen. Wer Buchhaltung und Warenwirtschaft in einem System will, greift zu integrierten ERP-Lösungen wie Sage 100 oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, die eine eigene Finanzbuchhaltung mitbringen. Entscheidend ist in fast allen Fällen, dass die gewählte Lösung Buchungs- und Belegdaten DATEV-konform an den Steuerberater exportieren kann. Die passende Wahl hängt stark von Unternehmensgröße, Branche und dem Grad der gewünschten Prozessintegration ab.

Meist nicht direkt, denn DATEV eG ist primär die Genossenschaft und Plattform des Steuerberaters und zählt mit rund 40.000 Mitgliedern aus den steuerberatenden Berufen zu den größten Anbietern von Unternehmenssoftware in Deutschland. Unternehmen benötigen in der Regel nicht die DATEV-Eigenprodukte, sondern eine eigene Buchhaltungs- oder ERP-Software mit funktionierender DATEV-Schnittstelle. Über diese Schnittstelle werden die Buchungsdaten im standardisierten DATEV-Format an die Kanzleisoftware des Steuerberaters übergeben. DATEV bietet mit Produkten wie DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen zwar auch Lösungen für Unternehmen an, eine Bindung an diese ist jedoch keine Pflicht.

Für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige sind schlanke Cloud-Buchhaltungen wie sevDesk und Lexware Office besonders verbreitet, da sie deutlich einfacher und günstiger sind als vollwertige ERP-Systeme. Sie decken die typischen Aufgaben von der Rechnungsstellung über die Belegerfassung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung ab und bieten in der Regel einen DATEV-Export für den Steuerberater. Wichtig ist, vor dem Kauf zu prüfen, ob der Funktionsumfang zur eigenen Buchführungsart passt, etwa Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanzierung. Wächst das Unternehmen, lässt sich später auf eine umfassendere Buchhaltungs- oder ERP-Lösung umsteigen.

Ja, jede in Deutschland eingesetzte Buchhaltungssoftware muss die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) erfüllen, unabhängig vom Anbieter. Dazu gehören insbesondere die Unveränderbarkeit der Buchungen, eine nachvollziehbare Protokollierung von Änderungen sowie die revisionssichere und vollständige Aufbewahrung der Belege über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Verlangt ist außerdem eine Verfahrensdokumentation, die Inhalt, Aufbau und Ablauf der Datenverarbeitung nachvollziehbar beschreibt; ohne sie kann die Buchführung als nicht GoBD-konform gelten. Beim Wechsel sollte man daher prüfen, ob der Anbieter die GoBD-Anforderungen explizit zusichert und die Verfahrensdokumentation unterstützt.

Moderne Buchhaltungs- und ERP-Lösungen unterstützen die E-Rechnung in der Regel, was angesichts der gesetzlichen Pflichten zunehmend unverzichtbar ist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in Deutschland strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht greift gestaffelt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Achten sollte man darauf, dass die Software die verbreiteten, auf der Norm EN 16931 beruhenden Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann. Da die Anforderungen kontinuierlich steigen, lohnt ein Blick darauf, wie aktiv der Anbieter seine Lösung an neue gesetzliche Vorgaben anpasst.

Der wichtigste Punkt ist die Abstimmung mit dem Steuerberater, da die DATEV-Schnittstelle für die Übergabe der Buchungsdaten in fast allen Fällen erhalten bleiben muss. Zu klären sind außerdem die Übernahme bestehender Stammdaten, Kontenrahmen und offener Posten sowie der saubere Stichtag für die Migration, idealerweise zum Geschäfts- oder Jahreswechsel. Wegen der GoBD-Aufbewahrungspflichten müssen die Altdaten aus dem bisherigen System weiterhin revisionssicher und auswertbar verfügbar bleiben. Empfehlenswert ist eine Testphase mit Beispielbuchungen und Probeexporten, um Format- und Kontierungsfehler vor dem produktiven Umstieg auszuschließen.