Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Kostenstelle und was eine Kostenstellenrechnung?
Eine Kostenstelle ist eine klar abgegrenzte organisatorische Einheit, der Kosten verursachungsgerecht zugeordnet werden, etwa Einkauf, Fertigung, Lager oder Verwaltung. Die Kostenstellenrechnung ist die mittlere Stufe der dreistufigen Kosten- und Leistungsrechnung und beantwortet die Frage, wo im Unternehmen Kosten angefallen sind. Sie steht zwischen der Kostenartenrechnung, die erfasst, welche Kosten entstanden sind, und der Kostenträgerrechnung, die klärt, wofür sie angefallen sind. Üblich ist die Unterscheidung in Hauptkostenstellen, die direkt am Leistungsprozess beteiligt sind, und Hilfskostenstellen, die diesen Prozess lediglich unterstützen.
Ist die Kostenstellenrechnung gesetzlich vorgeschrieben?
Die Kostenstellenrechnung gehört zum internen Rechnungswesen und ist als solche nicht gesetzlich vorgeschrieben; anders als die handelsrechtliche Buchführung nach HGB unterliegt sie keinen verbindlichen Formvorschriften. Unternehmen können Aufbau, Detaillierungsgrad und Verfahren frei nach ihren Steuerungsbedürfnissen gestalten. Mittelbar wird sie dennoch relevant, etwa bei der Ermittlung der Herstellungskosten für die Bestandsbewertung nach Paragraf 255 HGB, in den angemessene Teile der Gemeinkosten einfließen, oder bei öffentlichen Preisprüfungen. In der Praxis ist sie für eine belastbare Kalkulation und Wirtschaftlichkeitskontrolle faktisch unverzichtbar, auch wenn keine direkte Rechtspflicht besteht.
Was ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)?
Der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB, ist das klassische Kerninstrument der Kostenstellenrechnung und stellt in Matrixform die Kostenarten den Kostenstellen gegenüber. Sein Zweck ist die möglichst verursachungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen sowie die anschließende Bildung von Zuschlagssätzen für die Kalkulation. Darüber hinaus dient er der Wirtschaftlichkeitskontrolle, indem Gemeinkosten am Ort ihrer Entstehung überwacht und Abweichungen sichtbar gemacht werden. Im ERP-System wird diese Logik nicht mehr manuell in einer Tabelle gepflegt, sondern aus den laufenden Buchungen automatisiert abgeleitet.
Welche Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung gibt es?
Für die Verrechnung der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen sind drei Verfahren gebräuchlich: das Anbauverfahren, das Stufenleiterverfahren und das Gleichungsverfahren. Das Anbauverfahren ist am einfachsten, berücksichtigt den gegenseitigen Leistungsaustausch zwischen Hilfskostenstellen jedoch nicht. Das Stufenleiterverfahren bildet den Austausch in einer Richtung ab und gilt wegen seines guten Verhältnisses von Aufwand und Genauigkeit als das in der Praxis am weitesten verbreitete Verfahren. Das Gleichungsverfahren rechnet den wechselseitigen Leistungsaustausch exakt in beide Richtungen ab und ist am genauesten, zugleich aber rechnerisch am aufwendigsten.
Worin unterscheidet sich eine Kostenstelle von einem Profit-Center?
Eine Kostenstelle erfasst ausschließlich die in einem Bereich angefallenen Kosten und trägt damit reine Kostenverantwortung; sie wird an der Einhaltung des Kostenrahmens gemessen. Ein Profit-Center ist dagegen eine Organisationseinheit mit Ergebnisverantwortung, der sowohl Kosten als auch Erlöse zugeordnet werden und die folglich an ihrer Rentabilität beurteilt wird. Während die Kostenstelle der Kostenkontrolle und Gemeinkostenverteilung dient, ist das Profit-Center ein Instrument der dezentralen, gewinnorientierten Unternehmenssteuerung. Viele ERP-Systeme bilden beide Konzepte parallel ab, sodass dieselbe Organisationseinheit je nach Auswertungszweck als Kostenstelle oder als Profit-Center betrachtet werden kann.
Ab wann und wie viele Kostenstellen sind im Mittelstand sinnvoll?
Eine starre Schwelle gibt es nicht; in der Praxis wird eine bereichsbezogene Kostenstellenrechnung mit zunehmender Mitarbeiterzahl und Aufgabenvielfalt zunehmend lohnend, weil eine Gesamtsumme allein keine Wirtschaftlichkeitsanalyse einzelner Abteilungen erlaubt. Maßgeblich ist der Detaillierungsgrad: Zu wenige Stellen liefern keine aussagekräftige Transparenz, zu viele erzeugen Pflegeaufwand ohne zusätzlichen Erkenntnisgewinn. Bewährt hat sich eine Struktur, die der tatsächlichen Verantwortungsorganisation folgt, sodass jede Stelle einer verantwortlichen Person zugeordnet ist. Die konkrete Anzahl hängt von Branche, Organisationsstruktur und der Tiefe des ERP-Customizings ab und sollte am eigenen Anwendungsfall geprüft werden.