Zum Inhalt springen

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine Erst-ERP-Einführung vom Excel-/Access-Eigenbau aus?

Bei klar dokumentierten Anforderungen, einem engagierten Projektteam und überschaubaren Datenmengen ist mit etwa vier bis neun Monaten zu rechnen, während ein mittelständisches Erstprojekt mit komplexeren Prozessen eher sechs bis zwölf Monate beansprucht. Der Großteil dieser Zeit entfällt nicht auf die reine Softwareinstallation, sondern auf Anforderungsklärung, Datenbereinigung und Schulung. Ein schlanker Cloud-Einstieg wie Lexware oder Sage 50 lässt sich häufig in zwei bis vier Monaten umsetzen, eine klassische Mittelstandslösung wie Sage 100 oder Microsoft Dynamics 365 Business Central dauert dagegen meist sechs bis zehn Monate. Die tatsächliche Dauer hängt stark von Prozesskomplexität, Datenqualität und Verfügbarkeit der internen Schlüsselpersonen ab.

Woran erkenne ich, dass Excel und Access nicht mehr ausreichen und ein ERP sinnvoll wird?

Typische Warnsignale sind auseinanderdriftende Dateiversionen, die tägliche Frage „Wer hat die aktuelle Tabelle?“, sowie systematische Übertragungsfehler zwischen parallel gepflegten Listen. Als grobe Orientierung gilt eine Größenordnung von rund zehn bis fünfzehn Mitarbeitenden oder mehreren tausend Belegen pro Jahr, ab der manuelle Tabellen-Workflows an ihre Belastungsgrenze stoßen. Entscheidender als die reine Unternehmensgröße ist jedoch die Prozesskomplexität: Sobald der manuelle Pflegeaufwand das Tagesgeschäft blockiert, der Betrieb von einzelnen Personen abhängt oder zusätzliche Vertriebskanäle hinzukommen, überwiegt der Nutzen eines integrierten Systems. Ein wichtiges Risiko ist die Personenabhängigkeit, wenn nur eine Person weiß, wie ein komplexes Tabellenkonstrukt funktioniert.

Ist ein Excel-/Access-Eigenbau überhaupt GoBD-konform, oder zwingt mich die Buchführung zum ERP?

Excel- und Access-Lösungen erfüllen die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit in der Regel nicht zuverlässig, weil Einträge jederzeit ohne Protokollierung überschrieben oder gelöscht werden können. Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar geführt werden, und für jedes eingesetzte System ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Eine Tabellenkalkulation lässt sich allenfalls mit zusätzlicher Versionierung, Protokollierung und Ablage in einem revisionssicheren Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem absichern, was den Aufwand jedoch erheblich erhöht. Ein ERP-System bildet diese Anforderungen samt revisionssicherer Festschreibung und Änderungsprotokoll typischerweise von Haus aus ab, weshalb wachsende Compliance-Pflichten ein häufiger Auslöser für den Umstieg sind.

Was kostet ein erstes professionelles ERP für ein kleines bis mittleres Unternehmen?

Die Gesamtkosten der Erst-Einführung umfassen Lizenz, Implementierung, Datenmigration, Schulung und die Hypercare-Phase nach dem Go-Live und unterscheiden sich stark nach Zielsystem. Ein schlanker Einstieg mit Lexware oder Sage 50 bewegt sich grob im Bereich von 10.000 bis 40.000 Euro, ein Cloud-Mittelstands-ERP wie Weclapp oder Xentral eher bei 30.000 bis 100.000 Euro. Für eine klassische Lösung wie Sage 100 oder Microsoft Dynamics 365 Business Central im KMU-Umfeld sind 80.000 bis rund 300.000 Euro realistisch, während eine partnerbegleitete Odoo-Einführung je nach Modulumfang und Anpassungstiefe von einem niedrigen fünfstelligen Betrag bis in diesen Bereich reichen kann. Zu diesen Einmalkosten kommen laufende Lizenz- und Wartungsgebühren je nach Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer; alle Zahlen sind Orientierungswerte und ersetzen kein individuelles Angebot.

Warum wird die Datenmigration aus Excel und Access so oft unterschätzt?

Tabellendaten weisen in der Praxis häufig schlechte Qualität auf: Zahlen sind als Text formatiert, Schreibweisen sind uneinheitlich, es gibt Dubletten, Karteileichen und fehlende Pflichtfelder. Eine ERP-Einführung wirkt dabei wie ein Röntgengerät für solche Datenfehler, weil Prüfregeln und Pflichtfelder im neuen System Inkonsistenzen sofort sichtbar machen, die vorher unbemerkt blieben. Branchenangaben zufolge hält rund drei Viertel der Datenmigrationsprojekte den ursprünglichen Zeit- oder Budgetrahmen nicht ein, weshalb die Bereinigung vor dem ersten Migrationslauf erfolgen sollte und oft vier bis acht Wochen beansprucht. Sinnvoll ist außerdem, sich auf aktive Stammdaten, offene Vorgänge und gesetzlich relevante Informationen zu konzentrieren statt sämtliche Altdaten zu übernehmen.

Sollte ich beim ersten ERP eher Cloud oder On-Premises wählen, und kann Excel parallel weiterlaufen?

Bei Erst-Einführungen ist die Cloud meist die naheliegende Wahl, weil sie geringere Anfangsinvestitionen erfordert, keine eigene Serverpflege voraussetzt und Updates automatisch einspielt. On-Premises lohnt sich eher bei sehr spezifischen Anforderungen an Datenhoheit oder Anpassungstiefe, die das Erstprojekt jedoch zusätzlich verkomplizieren. Excel und Access können während der Umstellung vorübergehend als schreibgeschütztes Archiv weitergeführt werden, sollten dauerhaft aber nicht parallel zum ERP gepflegt werden, da sonst erneut Datenkonsistenz-Probleme entstehen. Für Auswertungen und Sonderanalysen bleibt Excel sinnvoll nutzbar, etwa ergänzt durch native ERP-Reports oder Business-Intelligence-Werkzeuge wie Power BI.