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Häufig gestellte Fragen

Ab wann lohnt sich der Wechsel von Lexware auf ein Mittelstand-ERP?

Als grobe Orientierung wird der Wechsel für viele Betriebe ab etwa 25 bis 30 Mitarbeitenden oder mehreren Millionen Euro Jahresumsatz relevant, weil Lexware Warenwirtschaft konzeptionell auf einfache Auftragsabwicklung und kleinere Unternehmen ausgelegt ist. Lexware Warenwirtschaft Premium enthält je Lizenz typischerweise fünf Arbeitsplätze und lässt sich nur über kostenpflichtige Zusatzlizenzen erweitern; wachsende Anforderungen wie Multi-Lager, Chargen- und Seriennummernführung, Variantenfertigung oder Multi-Standort sprengen den Funktionsumfang. Häufige technische Auslöser sind außerdem spürbare Performance-Einbußen bei steigendem Beleg- und Artikelvolumen sowie der Bedarf an Multi-Channel-E-Commerce-Anbindung. Bleibt das Unternehmen dagegen stabil klein ohne Wachstumsdynamik, reicht Lexware Premium oft länger als gedacht, da jede Migration Aufwand und Kosten verursacht.

Welches ist der häufigste Lexware-Nachfolger im Mittelstand?

Im DACH-Mittelstand sind Sage 100 und Microsoft Dynamics 365 Business Central die meistgenannten Nachfolge-Systeme, während weclapp besonders bei E-Commerce-getriebenen KMU mit Multi-Channel-Vertrieb stark wächst. Sage 100 punktet mit tiefer deutscher Compliance, nativer DATEV-Anbindung und großer Partnerlandschaft und läuft klassisch im Client/Server-Betrieb on-premises oder als Private-Cloud-Hosting über Partner; Business Central ist cloud-nativ als SaaS verfügbar und besonders passend in Microsoft-365-Umgebungen. weclapp bietet eine reine SaaS-Oberfläche, deutsches Cloud-Hosting und gute E-Commerce-Connectoren bei einer kleineren Partnerlandschaft. Welcher Pfad optimal ist, hängt von Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, vorhandenem IT-Stack und der Cloud-Strategie ab; ein Direktsprung auf schwergewichtige Systeme wie SAP S/4HANA ist für ein kleineres KMU in der Regel überdimensioniert.

Wie lange dauert die Migration von Lexware auf ein Mittelstand-ERP und was kostet sie?

Für typische KMU mit überschaubarer Komplexität sind etwa vier bis sieben Monate Projektlaufzeit realistisch, aufgeteilt in Bestandsaufnahme, Anbieterauswahl, Konfiguration, Datenmigration, Test und Cutover. Die Gesamtkosten einer Lexware-Ablösung bewegen sich für kleinere Setups je nach Ziel-System grob im fünf- bis niedrigen sechsstelligen Bereich, wobei Beratung, Datenübernahme, Schnittstellen und interne Ressourcen die größten Blöcke bilden und Individualisierungen den Aufwand deutlich erhöhen. Branchenangaben zeigen, dass Implementierungs- und Dienstleistungskosten häufig 30 bis 50 Prozent der Gesamtkosten ausmachen, während Lizenzen meist nur einen kleineren Anteil bilden. Die abgelöste Lexware-Wartung von je nach Edition einigen hundert bis wenigen tausend Euro pro Jahr entfällt, dafür sind die Folgekosten der größeren Systeme höher; konkrete Zahlen sollten immer über ein Angebot des Implementierungspartners abgesichert werden.

Welche Lexware-Daten lassen sich übernehmen und welche sind am schwierigsten zu migrieren?

Lexware bietet Exportfunktionen in gängigen Formaten wie CSV und XML sowie DATEV-konforme Ausgaben auf Basis der Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04, sodass Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikel grundsätzlich gut übertragbar sind. Felder müssen dabei meist gemappt werden, weil sich die Konditions- und Datenlogik von Lexware von den Strukturen des Ziel-ERP unterscheiden kann. Standardmäßig werden offene Posten der Debitoren und Kreditoren zum Stichtag übernommen, oft ergänzt um rund zwei Jahre Buchungshistorie, während ältere Daten archiviert bleiben. Am aufwändigsten sind erfahrungsgemäß ältere Belege mit nicht standardisierter Konditionslogik, individuell angepasste Stammdatenfelder sowie Custom-Reports aus dem Lexware-Formular- und Reportwerkzeug (List & Label), die im Zielsystem neu aufgebaut werden müssen.

Was passiert mit den Altdaten und welche Aufbewahrungspflichten gelten beim Systemwechsel?

Steuerlich relevante Unterlagen unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt, während Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bei zehn Jahren bleiben. Beim Systemwechsel müssen die Altdaten über die verbleibende Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben; nach § 147 Abs. 6 AO genügt es, nach einem Systemwechsel ab dem fünften Kalenderjahr nach der Umstellung den Zugriff über einen Datenträger (Z3) vorzuhalten, statt das alte System dauerhaft auswertbar zu betreiben. In der Praxis bedeutet das, Lexware als Read-Only-Archiv weiterzuführen oder die Daten GoBD-konform und maschinell auswertbar zu exportieren. Wichtig ist zudem die Verfahrensdokumentation des Wechsels, die festhält, welche Belege übernommen wurden, welches Stichtagsdatum den Übergang markiert und wie die Vollständigkeit der Migration nachgewiesen wird; eine genaue Abstimmung mit dem Steuerberater ist hier ratsam.

Können wir Lexware und das neue ERP parallel betreiben?

Ein vorübergehender Parallelbetrieb ist üblich und sinnvoll, etwa wenn Lexware nach dem Cutover als Read-Only-Archiv für historische Belege und Auswertungen weiterläuft, während das neue ERP produktiv genutzt wird. Ein dauerhafter echter Doppelbetrieb mit Buchungen in beiden Systemen ist dagegen nicht zu empfehlen, weil er zu Inkonsistenzen, doppelter Pflege und unklaren Datenständen führt. Üblich ist daher ein klar definierter Stichtag, ab dem alle neuen Vorgänge ausschließlich im Ziel-System gebucht werden und Lexware nur noch lesend zur Verfügung steht. Eine kurze Hypercare-Phase von einigen Wochen mit erhöhter Beratungsverfügbarkeit nach dem Go-Live hilft, Anlaufprobleme und offene Fragen der Anwender schnell aufzufangen.