Open-Source-DMS: Geld, Platz und Arbeitszeit sparen dank Dokumenten-Management-Software

Obwohl die meisten Unternehmen längst im digitalen Zeitalter angekommen sind, nutzen viele noch nicht die Vorteile eines Open-Source-Dokumentenmanagements. Statt auf eine digitale Dokumentenverwaltung zu setzen, die oft sogar als Freeware angeboten wird, werden in den Büros nach wie vor die Aktenordner angehäuft. Diese rauben nicht nur wertvollen Platz, sondern die Mitarbeiter benötigen für das Ordnen, Abheften und Suchen von Papierdokumenten außerdem wertvolle Zeit – Arbeitszeit (und damit Geld), die Unternehmen durch den Einsatz eines Freeware-DMS einsparen und somit anderweitig gewinnbringend einsetzen könnten.

Was ist eine Open-Source-DMS-Software?

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System, also eine elektronische Dokumentenverwaltung. Damit lassen sich alle Auftrags- und Unternehmensdaten verwalten, speichern und für die Mitarbeiter bedarfsgerecht darstellen.

Eine DMS-Software organisiert, kontrolliert und strukturiert diese Daten also. Das aufwändige Sortieren, Abheften und spätere Suchen von Papierdokumenten (Briefe, Angebote, Rechnungen etc.) sowie anderen Auftrags- und Bürounterlagen entfällt damit – die Dokumente werden digital gespeichert. Das gilt auch für die Archivierung von Akten, die aufgrund der Gesetzgebung für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen und gerade in Großunternehmen oder Verwaltungen enorme Lagerkosten verursachen.

Welche Vorteile bietet das Freeware-Dokumentenmanagement?

Die Nutzung einer kostenlosen Dokumenten-Management-Software hat für Unternehmen jeglicher Größe viele Vorteile – insbesondere im Vergleich zu der herkömmlichen Aktenordner-Methode:

• Je größer das Unternehmen ist oder je länger es existiert, desto mehr Ordner müssen angelegt oder archiviert werden und desto mehr teuren Lagerraum nehmen sie ein. Digitale Dokumente benötigen dagegen nur Platz auf einem lokalen oder virtuellen Speichermedium, also zum Beispiel auf Festplatten oder in Cloudspeichern.
• Mit einer elektronischen Dokumentenverwaltung ist (sofern gewünscht – Zugriffskontrollen sind problemlos möglich) nahezu jeder Mitarbeiter in der Lage, an seinem Arbeitsplatz Dokumente und Daten digital zu erfassen und zu verwalten. So lassen sich Kosten für IT- oder Verwaltungspersonal einsparen.
• Das zeitaufwändige Ordnen, Pflegen und Suchen von Papierdokumenten entfällt. Selbst die Nutzung einer kostenlosen Dokumenten-Management-Software ermöglicht das unkomplizierte Einlesen von Dokumenten (mitunter sogar mobil übers Smartphone) ebenso wie das Auffinden bestimmter Datensätze in Sekundenschnelle, zum Beispiel anhand von Stichworten bzw. Suchbegriffen.
• Während Aktenordner nur nach einem Schema angelegt werden können, gibt es in einer digitalen Datenbank sehr viele Möglichkeiten, Dokumente abzulegen, zu verschlagworten und wiederzufinden. Das spart Arbeitszeit und damit Geld.
• Über entsprechende IT-Systeme können DMS auch mit anderen Unternehmens-Komponenten verbunden werden, um zusätzliche Synergieeffekte zu nutzen. Damit lassen sich Anschaffungs- und Betriebskosten weiter senken.

• Nicht zuletzt schonen Unternehmen mit einer DMS-Software auch die Umwelt, indem sie zum Beispiel weniger Material wie Ordner, Papier oder Druckertinte verbrauchen.

Warum sich eine Open-Source-Dokumentenverwaltung lohnt

Obwohl ein digitales Dokumentenmanagement Arbeitsprozesse erheblich erleichtern und damit für ein Unternehmen sehr viel leisten kann, muss es dennoch nicht zwingend hohe Kosten verursachen.

Auf dem Markt ist eine große Anzahl an funktionaler DMS-Freeware auf Deutsch vorhanden, die bereits über viele hilfreiche Features verfügt. Sogar viele Vollversionen von Dokumentenverwaltungen sind als Freeware erhältlich. Somit entfallen die bei Unternehmenssoftware sonst oft üblichen hohen Anschaffungskosten.

Zudem werden viele DMS nicht nur als Freeware, sondern als Open-Source-Software angeboten. Open Source bedeutet, dass der Quellcode eines Programms offen und frei zugänglich ist. Der Entwickler einer Software gibt diese damit bewusst zur Weiterentwicklung, auch durch andere Programmierer, frei. Gerade größere Unternehmen profitieren bei der Nutzung eines Open-Source-DMS unter anderem von diesen Vorzügen:

• Sie sparen Anschaffungskosten ein, denn die Lizenzen für Open-Source-Programme sind oftmals kostenfrei.
• Dank des offenen Codes ist es möglich, die DMS-Software entsprechend den individuellen Anforderungen im Unternehmen anzupassen. In Zusammenarbeit mit einem kompetenten Programmierer können sich Unternehmen so auf Basis einer bestehenden DMS-Software eine eigene Version entwickeln lassen, die ihre speziellen Ansprüche berücksichtigt und die sich nahtlos in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur einfügen lässt.
• Die Option auf Anpassung ist auch dann nützlich, wenn eine neue Version der DMS-Software inkompatibel zu dem im Unternehmen verwendeten IT-System sein sollte. Ein möglicherweise kostenintensiver Umstieg auf ein anderes Dokumenten-Management-System lässt sich damit vermeiden.

Kostenloser Vergleich der angebotenen DMS-Freeware

Um eine Dokumenten-Management-Software zu finden, die zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt, benötigen Sie einen umfassenden Überblick über das aktuelle Angebot. Nutzen Sie hierfür gern unser Portal „ERP-Software Finden“, auf dem Sie die unterschiedlichen Softwarelösungen kostenlos miteinander vergleichen und so eine bessere Wahl treffen können.