Ressourcenplan erstellen – softwaregesteuerte Personal- und Materialflussplanung
Die Ressourcenplanung ist eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen eines Projekts. Zu den Ressourcen zählen dabei grob die Personalressourcen, die Sach- und Anlagenressourcen sowie die Investitionen. Es geht also um folgende Fragen:
- Welche Mitarbeiter stehen in welchem Umfang für das Projekt zur Verfügung?
- Welche Materialien werden gebraucht, sind bereits vorhanden oder müssen eingekauft werden?
- Welche Anlagen (Maschinen, Räume, …) werden gebraucht und wann können diese genutzt werden?
- Welche Investitionen müssen zusätzlich getätigt werden?
Eine spezielle Software zur Ressourcenplanung erleichtert hier den Überblick.
Die Vorteile eines durchdachten Ressourcenplans
Häufig wird die Terminplanung eines großen Projekts sehr genau durchgeführt, ohne dass jedoch ein verlässlicher Ressourcenplan erstellt wird. Die Folge: Die Deadlines rücken näher, doch die Mitarbeiter sind überlastet oder das gebrauchte Material ist nicht vorhanden. Ebenfalls möglich: Die Deadline kann zwar eingehalten werden, doch die Mitarbeiter sind nicht ausgelastet oder das Material muss unnötig lange gelagert werden. So entstehen überflüssige Kosten.
Eine taktische Ressourcenplanung bringt also folgende Vorteile mit sich:
- zuverlässigere Einhaltung der Termine
- effizientere Arbeit aufgrund bestmöglicher Mitarbeiterauslastung
- Kostenersparnis (z. B. durch Wegfall unnötiger Lagerkosten)
Insgesamt ist der Ressourcenplan – Bestandteil des Enterprise Ressource Plannings (ERP) – eine Maßnahme, mit der die Rentabilität des Unternehmens erhöht werden kann.
Was leistet eine Software zur Ressourcenplanung?
Einen Ressourcenplan zu erstellen ist ohne Hilfsmittel eine schier unüberwindbare Aufgabe. Denn es gibt zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen.
Ein Beispiel zur Ressourcenplanung des Personals: Hier genügt es bei Weitem nicht, nur die verfügbaren Stunden der Mitarbeiter einzuplanen. Ausfallzeiten wie Krankheit, Urlaub etc. müssen berücksichtigt werden. Manche Mitarbeiter sind (zeitweise) in andere Projekte eingebunden. Nicht jeder Mitarbeiter ist qualifiziert für alle Aufgaben. Es kann zu kurzfristigen Ausfällen kommen. In Spitzenzeiten werden mehr Mitarbeiter gebraucht als in ruhigeren Projektphasen …
Die Liste lässt sich fortsetzen. Eine Ressourcenplan-Software berücksichtigt all diese und viele weitere Faktoren. Ebenso kann eine entsprechende Software die Materialflussplanung mitberücksichtigen: Welche Waren, Anlagen, Soft- und Hardware, Räume etc. stehen wann in welchem Umfang zur Verfügung? Sie dient außerdem der Optimierung, denn eine gute Software zeigt auf, an welcher Stelle effizienter gearbeitet oder unnötige Kosten vermieden werden können.
Der Ressourcenplan verschafft den Überblick für alle Beteiligten
Sein Potenzial entfaltet eine Software zur Ressourcenplanung besonders in der Vernetzung unterschiedlicher Bereiche. Diese können zum einen firmenintern sein: Andere Standorte, Tochterunternehmen, andere Abteilungen, Mitarbeiter in verschiedenen Projekten – alle diese Bereiche kann eine Software abdecken und miteinander vernetzen. So wird eine firmenweite effiziente Zusammenarbeit überhaupt erst möglich.
Andererseits können auch unterschiedliche Teile der Planung miteinander vernetzt werden. Entscheidend ist im Ressourcenplan zum Beispiel der Abgleich der Ressourcen mit sämtlichen einzuhaltenden Terminen. Ohne diesen Abgleich ist nicht gewährleistet, dass beispielsweise das benötigte Personal gerade dann zur Verfügung steht, wenn wichtige Termine es erfordern. Auch Terminänderungen berücksichtigt die Software sofort, sodass die Ressourcenplanung entsprechend angepasst werden kann.
Worauf kommt es bei einer Ressourcenplanungs-Software an?
Für die Ressourcenplanung sind Freeware- und kostenpflichtige Varianten erhältlich. Auch die Ressourcenplanung per Web-Anwendung ist möglich. Die Auswahl der Software sollte mindestens auf folgenden Kriterien basieren:
- Größe des Unternehmens
- Komplexität der Prozesse
- Art und Umfang der Ressourcen, die geplant werden sollen
- Anzahl und Art der Bereiche, die vernetzt werden sollen
- Budget, das zur Verfügung steht
- Möglichkeit zur Mitarbeiterschulung
Was ist bei der Etablierung einer Ressourcenplanungs-Software zu beachten?
Hat ein Unternehmen bisher ohne Software-Unterstützung am Ressourcenplan gearbeitet, kann der Übergang durchaus eine Herausforderung sein. Die Kapazitäten- und Materialflussplanung sind sehr komplex und müssen auf eine Weise abgebildet werden, die zu den bestehenden Prozessen des Unternehmens passt.
Es ist also auf jeden Fall ratsam, bei der Etablierung einer solchen Software Hilfe in Anspruch zu nehmen. Manche Anbieter kommen kostenlos in die Firma, um die Prozesse vor Ort zu begutachten und dann ausführlich zu möglichen Lösungen zu beraten. Auch ist zu beachten, dass eine Software zur Ressourcenplanung möglichst im gesamten Unternehmen eingeführt werden sollte, damit eine Vernetzung aller Abteilungen und Bereiche möglich wird.
Entsprechend ist es auch notwendig, die Mitarbeiter umfassend zu schulen, denn nur dann kann das System von allen Beteiligten effizient genutzt werden. Auch diese Schulungen werden von manchen Anbietern übernommen.
Die Kosten einer solchen Software sind sehr unterschiedlich und abhängig von der Komplexität der Prozesse. Auf unserem Portal erp-software.org können Sie einen kostenlosen Vergleich verschiedener Software-Lösungen vornehmen. So erhalten Sie eine sinnvolle Vorauswahl, die Ihnen die Entscheidung erleichtert.