Was ist ein Warenwirtschaftssystem und was leistet eine entsprechende Software?
Ein Warenwirtschaftssystem stellt ein EDV-unterstütztes Modell der Abbildung aller Warenströme in Geschäftsprozessen dar. Ab einer gewissen Größenordnung kommt ein Unternehmen heutzutage nicht mehr umhin, ein Warenwirtschaftssystem mit einer entsprechenden leistungsfähigen Software zu verwenden. Mithilfe einer solchen Business Software können alle Bereiche des Betriebes ständig über aktuelle Daten verfügen.
Die Funktionsweise eines Warenwirtschaftssystems
Die Funktionsweise eines Warenwirtschaftssystems baut sich auf einer Datenbank auf, die alle Stamm- und Bewegungsdaten verwaltet. Dabei stellen sich die Daten wie folgt zusammen: Stammdaten sind all jene in Datensätzen erfassten Objekte wie etwa Kunden (Elektronische Personalakte), Waren, Lieferanten oder Stücklisten. Bewegungsdaten sind dagegen solche, die durch die Auftragsbearbeitung anfallenden Daten über den Geld- und Warenverkehr vermitteln. Damit dies reibungslos funktioniert, werden an ein gutes Warenwirtschaftssystem bestimmte Anforderungen gestellt, auch um das Wissensmanagement optimal zu unterstützen.
Welche Warenwirtschaftssysteme gibt es?
Bei den Warenwirtschaftssystemen unterscheidet man zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Systemen.
Ein geschlossenes System beinhaltet demnach:
- das Wareneingangsmodul
- das Warenausgangsmodul
- das Dispositions- und Bestellwesenmodul
- eine Ausgabe von Dispositionshilfen und Bestellvorschlägen
- die Bestellschreibung und Überwachung
- ein Marketing-/ Managementinformationsmodul
Bei einem offenen Warenwirtschaftssystem fehlt eines oder mehrere dieser Module. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem hingegen bietet alle aufgeführten Module und schafft zusätzlich Verbindungen nach außen. Das können zum Beispiel Verbindungen zu Lieferanten oder Banken sein.
ERP und die Warenwirtschaftssystem Software
Eine gute Warenwirtschaftssystem Software beinhaltet bereits ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem und verfügt über die nötigsten und gängigsten Schnittstellen zum Datenaustausch. So können Mitarbeiter der Abteilung Verkauf mit dem Warenwirtschaftssystem beispielsweise alle zu ihrem Tagesgeschäft gehörenden Aufgaben erledigen, Angebote und Aufträge schreiben sowie anschließend auch Lieferscheine und Rechnungen. Mit letzteren kann die Buchhaltung den entsprechenden Zahlungsverkehr überwachen und sich darüber informieren, wann die Eingangsrechnung fällig ist und wann der Kunde die Ware bezahlen muss.
Für den Bereich des Einkaufs wird durch die ordentliche Datenerfassung die Arbeit erleichtert, da der Bestellvorgang neuer Waren automatisiert werden kann, wenn aus dem Bereich der Lagerhaltung die entsprechenden Daten geliefert werden, die eine Bestellung nötig machen. Durch die moderne Datenerfassung mittels Strichcode im Lager, sind die Mitarbeiter immer über die Kennzahlen (Mindest-, Melde- und Höchstbestand) informiert. Die ständig wiederkehrende Inventur wird ebenfalls mit einer Warenwirtschaftssystem Software vereinfacht, da man in der Regel nur noch die vorhandenen Datensätze auf ihre Richtigkeit überprüfen muss.
Wichtig zu wissen ist, dass für Open Source Warenwirtschaft Softwares oftmals keine oder nur sehr geringe Hilfe von Entwicklern möglich ist.
Warenwirtschaftssystem Software: weitere Nutzungsmöglichkeiten und Schnittstellen
Eine Warenwirtschaftssystem Software bietet sehr viele Nutzungsmöglichkeiten und schafft Schnittstellen zu anderen Systemen:
- Einkauf: Verwaltung von Wareneingängen und Bestellungen
- Verkauf: Liefer- und Bezahlstatus
- Sortimentspflege
- Kundenrelevante Daten verwalten
- Lagerbestände überwachen und pflegen
- Versandprozess und Retourenbearbeitung
- Rechnungsübersicht und Buchhaltung
- Provisionsabrechnungen
- Schnittstelle zum Direktverkauf
- Zeiterfassung (auf Projektbasis)
- Datenaustausch zum Beispiel mit DATEV
- Schnittstellen zu Online-Shops, Marktplätzen, etc.
- Schnittstellen zu Produktionssteuerung und Produktionsplanung
- Statistische Auswertungen der Daten
- Personalverwaltung
- Katalogerstellung
Warenwirtschaftssystem Software: die Vorteile für Ihr Business
Für Prozessoptimierungen innerhalb eines Unternehmens ist ein Warenwirtschaftssystem die perfekte Basis und bietet klare Vorteile:
- Vermeidung redundanter Dateneingabe: Alle Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder Inventarlisten liegen sofort in elektronischer Form vor und können revisionssicher verwaltet werden.
- Zeit sparen: Viele Prozesse im Warenfluss können deutlich schneller und fehlerfreier verwaltet und gesteuert werden. Das spart Zeit und Geld.
- Kennzahlen als Entscheidungshilfen nutzen: Die Warenwirtschafssystem Software liefert hilfreiche Insights, an denen künftige Unternehmensprozesse ausgerichtet werden können.
- Großer Funktionsumfang: Der Umfang der möglichen Funktionen der Warenwirtschaftssystem Software ermöglicht neben der Warenflussverwaltung auch die bedarfsgerechte Nutzung von Kunden- und Lieferanten- und Bestelldaten.