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ERP Software (Enterprise Resource Planning) – Der Weg zum Erfolg

Befasst man sich mit der Optimierung von Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens oder einer effizienteren Ressourcennutzung, stößt man unweigerlich auf den Begriff ERP – Enterprise Resource Planning. Doch was genau kann man unter ERP überhaupt verstehen? Wozu trägt ein ERP System bei und was kann damit erreicht werden?

Übersetzt man den englischen Begriff Enterprise Resource Planning ins Deutsche, so meint er die Planung des Einsatzes der Unternehmensressourcen. Dabei geht es vor allem darum, eine möglichst effiziente Ressourcennutzung zu erreichen um letztendlich die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu optimieren. Eine ERP Lösung kann Ihnen bei genau dieser Planung behilflich sein.

Die Einführung eines ERP Systems

ERP Programme, komplexe Anwendungssoftware, bilden die unternehmerischen Geschäftsprozesse ab. Bereiche wie die Materialwirtschaft, das Finanz- und Rechnungswesen oder der Verkauf und das Marketing werden also modelliert. Dadurch ist eine Dateneingabe, und -speicherung ähnlich wie bei einer Archivierungssoftware möglich. Durch die zusätzlich mögliche Datenverknüpfung und -analyse spart ein Unternehmen vorallem Zeit und erreicht somit eine optimale Nutzung vorhandener Ressourcen. Die Anforderungen an die ERP Systeme werden dabei von der Unternehmensgröße und dem verfügbaren Kapital bestimmt. Kleine und mittelständige Unternehmen nutzen oft ein komplettes Warenwirtschaftssystem. Es gibt jedoch auch ERP Lösungen welche angepasst an die jeweilige Branche nicht alle Module und Branchen, sondern nur die wirklich nötigen enthalten. Alternativ haben Unternehmen auch die Möglichkeit Software as a Service oder kostenfreie Open Source Lösungen zu nutzen, beziehungsweise an ihre Bedürfnisse anzupassen.

ERP Software

Rainer Sturm / pixelio.de


Bei der ERP Einführung sind unterschiedliche Herausforderungen zu berücksichtigen. Eine ERP Implementation ist immer ein operativ aufwendiger und auch kostenintensiver Prozess. Abhängig sind die Kosten vor allem von der Anzahl der Arbeitsplätze und zusätzlichen Implementierungsleistungen wie nötigen Schulungen etc. – Kosten die sich jedoch bei erfolgreicher Einführung des Systems rentieren!

Der ERP Software Markt

Auch die Wahl des richtigen ERP Systems ist auf Grund der hohen Anbieterauswahl, welche stetig weiter anwächst, nicht einfach. Wichtig ist deshalb ein detaillierter ERP Software Vergleich der unterschiedlichen ERP Anbieter. Auf Faktoren wie die Nutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit zur Modul- und Branchenerweiterung, das Angebot zusätzlicher Dienstleistungen, die Zufriedenheit bisheriger Kunden und auch Kosten sollten dabei besonders beachtet werden.

Haben Sie sich für die richtige ERP Business Software entschieden, kann dies zu einem deutlichen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen führen!

Funktionsbereiche einer ERP Software

Der moderne, globale Wettbewerb führt immer stärker zu erhöhten Anforderungen an die Konkurrenzfähigkeit eines jeden Unternehmens. Es gilt, Kapital, Betriebsmittel und Personal im Sinne der Optimierung aller betrieblichen Abläufe und Geschäftsprozesse einzusetzen, um so am Markt bestehen zu können.

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, Struktur und davon, in welchem Markt es agiert, gelangt so früher oder später an einen Punkt, an dem die zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich genutzt werden müssen, also ein gewisses Lean Management betrieben werden muss. Bei der Bewältigung genau dieser Aufgabe können sogenannte PPS Programme, CRM Programme oder ERP Systeme von unschätzbarem Nutzen sein.

Was genau leistet eine ERP Software?

Eine ERP Software ist ein auf den Anwender zugeschnittenes System zur Planung des Einsatzes der zur Verfügung stehenden Unternehmensressourcen. Im Sinne des “Enterprise Resource Plannings” können, mit Hilfe einer entsprechend auf die Unternehmensbedürfnisse angepassten Lösung, verschiedenste Geschäftsprozesse abgebildet, organisiert und optimiert werden.

Zu den typischen Anwendungsbereichen einer entsprechenden ERP Software gehören unter anderem die Verwaltung und Organisation der Produktion (und damit verbunden Waren- und Materialwirtschaft), das Finanz- und Rechnungswesen, die Personalwirtschaft oder das Personalmanagement, die Materialwirtschaft oder auch Warenwirtschaft, die Steuerung aller logistischen Prozesse, Marketing und Vertrieb, Forschung und Entwicklung, sowie das Management aller wichtigen Unternehmensdaten.

Verschiedene ERP Software Lösungen für verschiedene Unternehmen

Je nach Branche treten, hinsichtlich Ihrer Gewichtung und Relevanz, jeweils andere Aspekte in den Vordergrund. So spielen bspw. in gewissen Dienstleistungsunternehmen oder in Organen der öffentlichen Verwaltung logistische Faktoren, wie etwa die Lagerhaltung oder Warendisposition, eine untergeordnete Rolle. Dafür sind genau diese Faktoren für Firmen aus dem Handelsgewerbe von größter Wichtigkeit und andere Faktoren wie die Projektverwaltung eher von geringer Bedeutung. Viele Anbieter von ERP Software bieten daher spezielle Branchenlösungen an, deren Funktionsumfang speziell auf die jeweiligen Wirtschaftssektoren angepasst wurde.

Auch die Größe des jeweiligen Unternehmens spielt bei der Anpassung eines geeigneten ERP Software Systems eine Rolle. Kleine bis mittelständische Unternehmen können den Aspekt des Controllings, der Personalwirtschaft oder des Finanz- und Rechnungswesens oft eher vernachlässigen und benötigen folglich keine speziellen ERP Software Module für diese Teilbereiche. Größere Unternehmen, auf der anderen Seite, benötigen in der Regel wesentlich komplexere Lösungen zur Bewältigung Ihres Ressourcenmanagements. So gilt es hier oftmals, leistungsfähige Datenbanksysteme zu integrieren, und die ERP Lösung auch über die Unternehmensgrenzen hinaus, vor allem zur Anbindung externer Partner, Lieferanten und Kunden, zum Einsatz zu bringen.

Zuletzt spielt natürlich auch das zur Verfügung stehende Budget eine große Rolle bei der Wahl einer geeigneten ERP Software. Die Konzeption, Implementierung und Verwaltung eines solchen Systems hängt maßgeblich vom Investitionsvolumen des Unternehmens ab. Hardware, Software und entsprechende Lizenzen erfordern unternehmensseitige Investitionen, welche sich jedoch bei einer zielgerichteten und sinnvoll angepassten Einführung einer ERP Software Lösung langfristig durch einen wesentlichen Zeit- und Kostenvorteil wieder mehr als amortisieren.

Einführung einer ERP Software

Der Funktionsumfang und die Art der Nutzung einer ERP Software ( http://www.erp-software.org/sonstige-erp-software/) hängen von verschiedenen Unternehmensfaktoren ab. Die jeweilige Branche, Tätigkeitsfelder und Größe des Unternehmens sowie mögliche Investitionsvolumen spielen bei der Auswahl einer geeigneten Enterprise Software eine bedeutende Rolle.

Die Möglichkeit einer modularen Zusammenstellung, welche von fast allen Anbietern von ERP Software Lösungen geboten wird, erlaubt dem Anwender, sich eine maßgeschneiderte Lösung für die Geschäftsprozesse zu konfigurieren, welche komplett auf seine individuellen Bedürfnisse angepasst wird.

In diesem Sinne sollte vor Einführung eines ERP Systems eine intensive Prozessanalyse erfolgen, im Rahmen welcher ermittelt wird, welche Module für das jeweilige Unternehmen einen wirklichen Mehrwert bieten und mittel- bis langfristig in Form einer optimierten Prozessgestaltung zu einer signifikanten Zeit- und Geldersparnis führen können.

Sorgfältige Analysen zur Findung der idealen ERP Software

ERP Programme bilden dabei die verschiedenen Geschäftsprozesse virtuell ab und erlauben so einen Vergleich eines sogenannten “best practice” Referenzprozesses mit den eigenen, modulierten Prozessen. Aus diesem Vergleich lässt sich ablesen, inwiefern die jeweilige ERP Software Lösung für den Einsatz im Unternehmen geeignet ist. Darüber hinaus können die Anforderungen an den Funktionsumfang der jeweiligen Software durch verschiedene Standardkatalogmodule ergänzt werden. So können neben den Analysefunktionen der Software beispielsweise auch Dateneingabetools mit genutzt werden, um die jeweilig ausgewerteten Geschäftsprozesse im Sinne einer Datenarchivierungssoftware (http://www.erp-software.org/datenarchivierung/)aufzuzeichnen.

Die Notwendigkeit einer höchst individuellen Konfiguration der jeweiligen Warenwirtschaft Software (http://www.erp-software.org/warenwirtschaft-software/), gezielt auf die Bedürfnisse und Möglichkeiten des nutzenden Unternehmens hin angepasst, führt zwangsläufig zu einem recht umfangreichen Auswahlprozess. Dabei ist es nicht immer sinnvoll, sich nach dem Bekanntheitsgrad des Softwareanbieters zu richten. Nicht immer bedeutet eine Etablierung am Markt auch, dass dieser Anbieter die ideale Lösung für den Kunden parat hält. Auch ERP Lösungen kleinerer Anbieterunternehmen oder gar kostenfreie Open Source Lösungen können die perfekte Anwendung für das jeweilige Anwenderunternehmen darstellen.

Die Implementierung der ERP Software

Ist die Datenerfassung und die Entscheidung für einen Anbieter und eine konkrete ERP Software Lösung gefallen, beginnt der Prozess der Implementierung.

Dieser ist meist ein aufwendiger, langwieriger und kostenintensiver Prozess, welcher in der Regel nicht allein vom jeweiligen Anwenderunternehmen, sondern unter Hilfe und Leitung des Anbieterunternehmens durchgeführt wird. Zunächst erfolgt dabei eine sorgfältige Auswertung der tatsächlichen Geschäftsprozesse vor Ort. Anschließend wird evaluiert, inwiefern diese Prozesse wie gehabt abgebildet oder verändert werden sollen. Wenn alle Geschäftsprozesse im System abgebildet wurden erfolgt die Erfassung aller relevanten Daten durch das System. Schlussendlich kommt es, nach einigen Simulationen, zum tatsächlichen Betrieb des ERP Systems. Auch wenn der zeitliche und finanzielle Implementierungsaufwand (abhängig von benötigter Hardware, Anzahl der Arbeitsplätze und Schulungskosten etc.) kein geringer ist, so lohnt sich die Einführung einer ERP Software bei erfolgreicher Implementierung auf Dauer in jedem Fall.

Der ERP Software Markt

So wichtig wie die sorgfältige Analyse vor der Wahl eines geeigneten ERP Systems (ERP Vergleich) für ein Anwenderunternehmen, so umfangreich und undurchsichtig mag auch der Markt von Anbieterunternehmen erscheinen. Die Wahl des richtigen Anbieterunternehmens ist sicher keine leichte, dafür aber essentiell.

Ein ausgiebiger, detaillierter Vergleich der Anbieterunternehmen ist hierbei unumgänglich. Vorher muss jedoch der tatsächliche Bedarf des Anwenderunternehmens sorgfältig ermittelt werden. Im Sinne der Eintragung aller Bedürfnisse in ein Lastenheft, also der ganzheitlichen Sammlung aller Ansprüche des Anwenders an die benötigte ERP Software und das bereitstellende Anbieterunternehmen, kann durch einen Online-Vergleich eine Reihe von potentiell geeigneten Anbieterunternehmen ermittelt werden.

Welche ERP Software für welches Unternehmen?

Die derzeit weltgrößten Anbieter von ERP Software am Markt sind unter anderem Oracle und die Sage Group aus Großbritannien. Ebenfalls am Weltmarkt etabliert haben sich Microsoft, Infor und IFS aus Schweden. Deutschlands größter Anbieter und gleichzeitig Weltmarktführer ist die SAP AG aus Walldorf in Baden. SAP, hervorgegangen aus fünf ehemaligen IBM Mitarbeitern, ist mittlerweile das viertgrößte Unternehmen am gesamten weltweiten Softwaremarkt. Softwarebeispiele dieser Anbieter wären SAP R3, Dynamics CRM, Microsoft CRM oder Microsoft Dynamics AX.

Dennoch besteht nicht zwangsläufig ein Zusammenhang zwischen der Größe und Marktrelevanz des Anbieterunternehmens und der Eignung der angebotenen ERP Software Lösung für das jeweilige Anwenderunternehmen. Auch kostenfreie ERP und CRM Lösungen (unter gebührenfreien Open-Source-Lizenzen) können eine interessante Möglichkeit bieten.

Freie ERP Software

Solch freie ERP Software kann von den Anwenderunternehmen selbst installiert werden – sollten diese mit der Implementierung überfordert sein, so können spezialisierte IT-Unternehmen helfen. Ein Vorteil von freien ERP Software ist neben der kostenfreien Nutzungsmöglichkeit auch die Möglichkeit, das System selbst, nach eigenen Vorstellung und Bedürfnissen anzupassen. Da die freien ERP Lösungen Open-Source sind, d.h. die Systemkonfiguration inklusive Programmiercodes frei zugänglich, können IT-Systemhäuser oder fähige IT-Mitarbeiter im Unternehmen nach eigenen Wünschen an der Programmierung der ERP Software arbeiten, bis diese vollständig auf die Wünsche des Anwenderunternehmens angepasst wurde. Diese kostenfreie Konfigurationsmöglichkeit bedeutet auch in der Folge der Nutzung der ERP Software geringe bis gar keine Investitionsfolgekosten. Eine Skalierung des Systems auf sich verändernde Unternehmensgrößen ist jederzeit möglich.

Die Nachteile freier ERP Software sind sicherlich im fehlenden Serviceangebot, mangelnder Wartung und der Frage nach Weiterentwicklung des gewählten Systems zu suchen. Die wenigsten Anwender sind selbst in der Lage, das System zu warten oder gar weiter zu entwickeln. In letzter Konsequenz bedeutet dies doch wieder Investitionen in externe IT-Dienstleister, welche diesen Part übernehmen. Auch rechtliche Aspekte, wie die nach einer eventuellen Haftbarkeit des Anbieters, spielen bei der Wahl einer geeigneten ERP-Software letztlich eine Rolle.

Welcher Anbieter schließlich auch immer gewählt wird – eine ERP Software ist nach sorgfältiger Bedarfsanalyse und korrekter Implementierung eine großartige Möglichkeit, Ihr Unternehmen im Wettbewerb durch die mobile Datenerfassung weiter voran zu bringen und Ihnen Zeit und Geld zu sparen!