ERP für Projektgeschäft: kunden- und auftrags-getriebene Wertschöpfung

Im Projektgeschäft entsteht die Marge über die gesamte Auftragslaufzeit, daher zählen vor allem eine durchgängige Projektkalkulation in den Phasen Vor-, Mitlauf- und Nachkalkulation, eine projekt- und auftragsbezogene Zeiterfassung sowie eine Ressourcen- und Kapazitätsplanung über mehrere Projekte hinweg. Ebenso wichtig sind flexible Abrechnungsmodelle für Festpreis und Time-and-Material inklusive Abschlags- und Teilrechnungen sowie ein Controlling mit Plan-Ist-Vergleich auf Projektebene. In der Fertigung kommen mehrstufige Stücklisten, Variantenkonfiguration und Einzelfertigung ab Losgröße 1 hinzu. Eine strukturierte Anforderungsanalyse vor der Auswahl macht solche Funktionen zu gewichteten K.-o.-Kriterien statt zu nachträglichen Wünschen.

Die Vorkalkulation entsteht vor dem Angebot auf Basis von Lastenheft, Material-Standardpreisen und Stundenschätzungen und liefert den Angebotspreis mit kalkulatorischer Marge, wobei die Genauigkeit in frühen Phasen erfahrungsgemäß nur grob ist und sich erst mit dem Detaillierungsgrad der Anforderungen verbessert. Die Mitlauf-Kalkulation vergleicht während der Projektlaufzeit die laufenden Ist-Aufwände gegen den Plan und dient als Frühwarnsystem bei Material- oder Stundenüberschreitungen, weshalb das ERP Ist-Daten möglichst zeitnah bereitstellen muss. Die Nachkalkulation ermittelt nach Projektabschluss die tatsächliche Ist-Marge und stellt sie dem Plan gegenüber. Erst die Rückführung dieser Erkenntnisse in künftige Vorkalkulationen schließt die Lernschleife und verbessert die Schätzgenauigkeit dauerhaft.

Bei Festpreisprojekten ist der Preis im Voraus fixiert, sodass das Projektrisiko überwiegend beim Auftragnehmer liegt und das ERP vor allem den Aufwand gegen das vereinbarte Budget überwachen muss, häufig kombiniert mit Abschlags- oder Teilrechnungen nach Meilensteinen. Bei Time-and-Material zahlt der Kunde die tatsächlich geleisteten Stunden und eingesetzten Materialien nach vereinbarten Sätzen, wodurch eine saubere, auftragsbezogene Zeiterfassung über die abrechenbaren Leistungen entscheidet. Viele projektorientierte Unternehmen mischen beide Modelle und nutzen zusätzlich monatliche Abschläge oder individuelle Zahlungspläne. Ein passendes Projekt-ERP muss diese Varianten samt anteiliger Fakturierung und Nachträgen ohne manuelle Excel-Brücken abbilden.

Earned-Value-Management verknüpft Plankosten, erbrachte Leistung und tatsächliche Kosten zu integrierten Kennzahlen, allen voran dem Cost Performance Index (CPI = Earned Value geteilt durch Actual Cost) und dem Schedule Performance Index (SPI = Earned Value geteilt durch Planned Value). Werte über 1 signalisieren günstigere Kosten beziehungsweise Zeitvorsprung, Werte unter 1 weisen auf Kosten- oder Terminüberschreitungen hin. Empirische Untersuchungen zeigen, dass sich der kumulierte CPI nach etwa 20 Prozent Projektfortschritt erfahrungsgemäß kaum noch wesentlich verändert, sodass er ein wirksames Frühwarnsignal liefert. Voraussetzung ist, dass das ERP Ist-Stunden und Ist-Kosten zeitnah und auftragsgenau erfasst, damit die Kennzahlen belastbar bleiben.

Nach IFRS 15 wird Umsatz bei Leistungen, die über einen Zeitraum erbracht werden, zeitraumbezogen nach dem Leistungsfortschritt erfasst, was in der Praxis weiterhin häufig als Percentage-of-Completion bezeichnet wird und Umsatz sowie Teilgewinn anteilig zum Fortschritt realisiert. Der Fertigstellungsgrad wird dabei oft aus dem Verhältnis angefallener zu erwarteten Gesamtkosten oder geleisteter zu geplanten Stunden abgeleitet. Im deutschen HGB ist eine Teilgewinnrealisierung nach Leistungsfortschritt wegen des Realisationsprinzips und des Gläubigerschutzes grundsätzlich nicht zulässig, sodass Gewinne regelmäßig erst bei Abschluss realisiert werden (Completed-Contract); in der Literatur diskutierte Ausnahmen sind eng begrenzt. Ein projektfähiges ERP sollte daher die Fortschrittsmessung liefern, die für eine eventuelle IFRS-Bilanzierung gebraucht wird, wobei die konkrete bilanzielle Behandlung in jedem Fall mit dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer abzustimmen ist.

Im maschinen- und auftragsnahen Projektgeschäft sind branchenspezifische Systeme wie proALPHA, abas-ERP, audius oder Aptean oxaion verbreitet, weil sie Variantenkonfiguration, mehrstufige Stücklisten und Einzelfertigung im Standard mitbringen. Für Anlagenbau und Engineering werden häufig SAP Business One mit Engineering-Add-on, Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Projektmodulen oder Sage X3 eingesetzt. IT-Dienstleister und Beratungshäuser mit Time-and-Material-Verträgen greifen oft zu Odoo mit starkem Projektmodul, Oracle NetSuite oder spezialisierten Professional-Services-Tools. Ein Vergleich auf Basis konkreter Referenzimplementierungen ist aussagekräftiger als reine Feature-Listen, weshalb die ERP-Anbieter-Übersicht für einen strukturierten Einstieg sinnvoll ist.