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Dokumenten Management

Um Datenbankgestützte elektronische Dokumente richtig zu verwalten, benötigt man ein Dokumentenmanagement. Welches bedeutet, dass in Deutschland meist Dokumente die einst papiergebunden waren, in elektronischen Systemen verwaltet werden.

Dokumenten Management ist nicht immer Dokumenten Management

Der Begriff Dokumenten Management hat in Deutschland eine andere Bedeutung als aus seinem Ursprungsland Amerika. Weshalb Ulrich Kampffmeyer im Jahr 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinn und dem Dokumentenmanagement im engeren Sinn unterschieden. Letzteres ist aus einer Notwendigkeit heraus entstanden. Diese Lösungen stehen Verwaltungsfunktionen zur Verfügung, bei denen die Dateibestände stetig wachsen. Dazu zählt das Electric Filing, sowie das Compound Document Management und dynamische Ablagesysteme, die die Lebenszyklen von Dokumenten vor deren elektronischen Archivierung, verwalten. Checkout/Checkin, datenbankgestützte Metadatenverwaltung, visualisierte Ordnungsstrukturen und Versionierung sind Eigenschaften, die im Wesentlichen zu einer auf den Index gestützte Dokumentensuche beruhen. Auf diese Weise markiert, sind gesuchte Dokumente mit mehr Informationsfeldern recherchierbar. Das Dokumentenmanagement sucht die Dateien nicht nur auf Dateinamen, sondern auch durch Auftrags-, oder Kundennummern durch.

Dokumenten Management

Claudia Hautumm / pixelio.de

Modernes Dokumenten Management ist elektronisch

Das Dokumenten Management im weiteren Sinne versteht das Zusammenspiel mehrerer Systemkategorien, wie zum Beispiel das obere Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Scannen, Document Imaging, Workflow, COLD(Computer Output on Laserdisk), elektronische Archivierung, sowie Groupware und Bürokommunikation. Das die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Techniken voneinander, geradezu abhängig sind, zeigt, das meist auf eine Komponente nicht ohne die andere zugegriffen werden kann. Setzt man Datenbanken ein, erlaubt man sich große Informationsmengen mit nur einer Handhabung und der Zugriff auf Dokumentengruppen sowie einzelne Dokumente erfolgt direkt. Dokumentenmanagementsysteme werden immer öfters in Organisationsprogrammen als Informationsgrundlage eingesetzt.