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Dokumentenmanagement Systeme

Gehören auch Sie zu den Personen, die den Traum vom papierlosen Büro träumen?

Dokumentenmanagement Systeme als Lösungen der Papierflut

Es stehen viele Ansätze zur Verfügung, dennoch wird oft das Chaos der täglichen Informationsflut auf den Computer verlagert, ohne sich im Vorfelde eine Vorgehensstrategie zur Archivierung zu überlegen. Wir wollen Ihnen dabei helfen. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) helfen, Dateien zu archivieren und wiederzufinden. Sie bieten damit dem Nutzer wesentlich intelligentere Organisationsmittel und Suchkriterien an, als übliche Dateisysteme es tun. Die Ablage und Suche von Dokumenten ist für den Menschen zeitaufwendig, für den Computer stellt es keine Hürde dar. Das Dokumentenmanagementsystem sorgt für Ordnung auf den Computer und findet im Handumdrehen das gewünschte Dokument. Schnelle Server sorgen für eine schnelle Datenerfassung und diese werden in kürzester Zeit archiviert. Die Suche nach einem Schriftstück dauert nur Sekunden und das alles ohne Papierkram.

Dokumentenmanagement Systeme

Berlin Pics / pixelio.de

Dies führt zu mehr Transparenz in Geschäftsprozessen und Profitabilität bei Produktivität und Arbeitsqualität. Durch die zunehmende Informationsflut wird das Verwalten der Informationen in Unternehmen immer aufwendiger und verursacht damit immer höhere Kosten. Gleichzeitig steigt die Zeit, die Mitarbeiter mit Suchen nach einem Dokument verbringen, kontinuierlich an. Neben dem größer werdenden Kostenanteil leidet dann auch der Kundenservice, weil Mitarbeiter schwer zu erreichen sind und keine schnellen bzw. qualifizierten Auskünfte mehr geben können. Durch die verschiedenen modernen Informationssysteme wird eine strukturierte Ablage zum Problem. Ohne einer einheitlichen Datenbasis legt jeder Anwender eigene Ablagestrukturen im schlimmsten Fall sogar auf seinem PC an und ist damit für andere Mitarbeiter im Hause nur schwer oder gar nicht erreichbar bzw. droht ganz verloren zu gehen.