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Dokumentenmanagement

Betrachtet man eine Datenbank-geschützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten, so spricht man von einem Dokumentenmanagement. Auch die Datei-Verwaltung von ursprünglichen Papierdokumenten in einer elektronischen Akte zählt zu diesem Bereich. Aufgrund des Arbeitsumfanges unterscheidet man in zwei voneinander getrennten Teilgebieten, das Management im engeren und weiteren Sinne. Das Management im engeren Sinne bedeutet, dass man anhand von Dokumentenmerkmalen gezielt Dateien bzw. Dokumente suchen kann. Die Suchkriterien können vom Dateinamen, Größe oder Änderungsdatum bis hin zur gezielten Kundennummereingabe ausfallen. Jedoch ist es davon abhängig, welche Zugangsberechtigung jeder Einzelne hat. Es kann also durchaus sein, dass elektronische Dokumente zwar mittels Suchfunktion gefunden werden können, aber die Zugangsberechtigung fehlt um dieses zu öffnen. Im Grunde genommen kann man sagen, dass das Management im engeren Sinne sich nur mit der Verwaltung von großen Datenbeständen befasst. Schaut man sich hingegen das Management im weiteren Sinne an, so stellt man schnell fest, dass es sich hierbei um umfassende Verwaltungsprozesse handelt. Hierbei geht es um das Zusammenspiel mehrerer Arbeitsabläufe gleichzeitig, in der nicht nur das elektronische Dokument an sich wichtig ist, sondern auch die Bürokommunikation, das Einscannen und die Herausgabe von Dokumenten, die Gruppierung und elektronische Archivierung aber auch die Verwaltungs- und Arbeitsabläufe im Unternehmen selber. Arbeitsabläufe sowie die Bearbeitung von Aufträgen sind gerade in großen Unternehmen, wo viele Personen gleichzeitig Zugang zu den Dokumenten haben müssen, übersichtlicher zu gestalten.

Was sind elektronische Dokumente im Dokumentenmanagement System?

Bei elektronischen Dokumenten geht es in erster Linie um Textdateien, die entweder zuvor eingescannt oder bereits digital erzeugt wurden. Alle Arten von schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen, die ein Dokument haben kann, sind damit gemeint. Diese bilden in Form einer Datei eine geschlossene Einheit. Hierbei kann es sich zum Beispiel um ein Fax, ein Datenbankauszug, eine Liste oder um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm handeln. Bei Dateien, die zuvor eingescannt wurden, spricht man von Nicht-codierten-Informationen, das heißt diese Dokumente werden im System als Bild dargestellt und können nicht weiter bearbeitet werden. Handelt es sich jedoch um digital erstellte Unterlagen, so beinhalten diese codierte-Informationen, wodurch die Datei jederzeit verändert werden kann. Da jegliche elektronischen Dokumente gespeichert und archiviert werden ist es auch möglich, Akten bzw. Ordner zu erstellen, die die verschiedensten Dateien beinhalten. Auf diese Art und Weise werden zum Beispiel Unterlagen für Besprechungen zusammengestellt, die in einer Konferenz von Bedeutung sein können.

 

 

Dokumentenmanagementsystem

Marko Greitschus / pixelio.de

Einsatzbereiche des Dokumentenmanagement

In erster Linie kommen spezielle Management Systeme zum Einsatz, die in Form eines Archivierungssystems sämtliche Dateien und Ordner verwalten und zur Nutzung sowie Verarbeitung zur Verfügung stellen. Diese Art der Archivierung ist besonders platzsparend im Vergleich zu herkömmlichen Aktenordnern und spart zudem noch sehr viel Zeit bei der Suche von Dateien bzw. Formularen ein. Denn das Management System ist so aufgebaut, dass Dateien anhand von Schlagwörtern wiedergegeben und gefunden werden können. Das setzt allerdings voraus, dass bei der Ablage im System Schlagwörter im Suchregister mit eingebaut wurden. Einsatz findet diese Technik bei amtlichen Dokumenten, technischen Zeichnungen, Bibliotheken, Behördenakten sowie in zahlreichen kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen. Das Zeitalter der Technik wendet sich dem Papierkrieg ab und richtet sich auf elektronischer Basis aus.