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Dokumente archivieren

Im Laufe seines Lebens hat jeder Bürger mit einer Unmenge von Dokumenten zu tun. Selbst zu Hause gibt es dicke Aktenordner mit verschiedenen Unterlagen. Egal ob Lohnabrechnungen, Quittungen, Urkunden, Anschreiben, Verträge oder einer Vielzahl anderer Unterlagen. Die meisten Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungsfrist und sollten außerdem bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen.

Dokumente sicher und einfach archivieren

Was aber, wenn diese Unterlagen einmal zerstört werden sollten ? Auch der Platz zum Aufbewahren ist nicht unendlich. Deshalb müssen die Dokumente archiviert werden. Zu Hause gibt es für das Archivieren der Unterlagen in Papierform eine einfache Lösung. Dazu ist nur die Anschaffung eines Scanners nötig. Schnell geht das Einscannen mit einem Scanner mit Vorlageneinzug. Dieser zieht alle Dokumente nacheinander ein. Die so gewonnenen Duplikate können nun auf Speichermedien gebracht werden. Auf dem PC die Dokumente zu archivieren ist nicht ratsam. Wie schnell kann es passieren dass der Computer defekt ist und die Daten unlesbar.

Dokumente Archivieren

Harald Wanetschka / pixelio.de

 

Besser ist es, die Dokumente mit Hilfe eines Brennprogramms auf DVD oder auch CD zu bringen. Diese Medien nehmen keinen großen Platz ein und die Datenerfassung ist jederzeit wieder möglich. Ausgedruckt befinden sich die Dokumente wieder in der Originalversion. Die Speicherung auf einer externen Festplatte ist auch möglich. Um alles übersichtlich zu gestalten, können Sie die eingescannten Dokumente vor dem Archivieren auf Speichermedien in Ordner sortieren. Diese können genau wie ein realer Aktenordner aufgebaut sein. Ein schnelles Wiederauffinden nach dem Einlesen ist dann garantiert. Fazit Nicht nur aus Platzgründen, sondern auch um die Lesbarkeit der Dokumente zu erhalten und vor Verlust zu schützen ist eine Dokumentenarchivierung auf Speichermedien wichtig.