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Elektronische Personalakte

Schnellen und effizienten Zugriff auf Personaldaten, ohne lange in den umherlagernden Stapelbergen suchen zu müssen, welche Personalverwaltung wünscht sich nicht eine solche Möglichkeit?

Die Elektronische Personalakte und der klickbare Angestellte

Die Lösung hierfür nennt sich elektronische Personalakte. Mit nur wenigen Mausklicks hat man alles, was man über den gesuchten Mitarbeiter wissen muss, vor sich auf dem Bildschirm und kann es gegebenenfalls schnell aktualisieren. Die Berge mit Personalakten, die sich um den Schreibtisch türmen, verschwinden, nachdem man nach und nach alle Akten eingegeben hat. Sicher, gerade in der Aufbauphase, in der man alle relevanten Daten in die elektronische Personalakte eingeben muss, nimmt es viel Zeit in Anspruch, doch es lohnt sich ja auf lange Sicht indem die elektronische Personalakte auch noch die Kosten senkt, da keine Lagerungs- und Transportkosten für die Papier-Datenarchivierung mehr anfallen.

Datenschutz bei Elektronischen Personalakten

Die in die elektrische Personalakte eingegebenen Daten sind vor fremden Zugriff sicher geschützt und im Normalfall auch nur an ein Verwaltungssystem gebunden. Fortbildungsnachweise, Arbeitsverträge oder sonstige, sich im Personalordner wichtig befindlichen Dokumente, können Mithilfe eines Scanners in die elektronische Personalakte eingescannt werden und stehen so jederzeit zur Verfügung.

Elektronische Personalakte

Marko Greitschus / pixelio.de

Auch Emails oder Lohnabrechnungen der einzelnen Mitarbeiter kann man über die elektronische Personalakte verwalten. Über eine Suchfunktion hat man die Möglichkeit gezielt und schnell auf die einzelnen Akten zugreifen zu können. Juristisch gesehen wird die elektronische Personalakte als Kopie vom Original anerkannt. Der Trend in Firmen und Personalmanagement geht ganz klar hin zur elektronischen Personalakte, da hier durch die verkürzte Bearbeitungszeit der einzelnen Personaldaten, mehr Zeit für andere Verwaltungstechnische Aufgaben bleiben.