Dokumentenmanagementsystem

Immer mehr Dienstleister und Büros sehen die Notwendigkeit, ihren Geschäftsbetrieb auf papierlos umzustellen. Diese Umstellung ist ein richtiger Schritt in Richtung Umweltschutz und bei der Organisation des Geschäftsbetriebs. Die Lösung für die strukturierte Ablage und das leichte Auffinden von Dokumenten ist ein Dokumentenmanagementsystem.

Wozu ein Dokumentenmanagementsystem?

Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems liegen auf der Hand. Es wird Papier und Lagerraum gespart. Die in einem solchen Managementsystem abgelegten Dokumente sind stets im schnell Zugriff. Sie vergilben nicht und bekommen keine Beschädigungen. Im Bedarfsfall sind die abgelegten Dokumente jederzeit aus dem Dokumentmanagementsystem abrufbar und können als Hardkopie erzeugt werden.

Die Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist die Datenarchivierung, Ablage und Bereitstellung von Dokumenten in digitaler Form innerhalb einer visualisierten Ordnungsstruktur. Einmal in diesem System erfasst, erhält jedes Dokument eine eindeutige Kennung, unter der es jederzeit lokalisiert und ausgedruckt werden kann.

Als Ordnungsmerkmale werden Checkin- und Checkout-Daten sowie die Versionierung des Dokuments festgehalten. Außerdem werden in einer datenbankgestützten Metadatenverwaltung zusätzliche Dokumenteigenschaften und Inhalte in Informationsfeldern abgelegt und verwaltet, die das schnelle Auffinden und Zuordnen der Dokumente erleichtern.

Ein Dokumentenmanagementsystem richtig nutzen

Um ein Dokument in einem Dokumentenmanagementsystem abzulegen, kann das Schriftstück sofort bei der Erstellung in das System eingetragen werden und wird ab diesem Zeitpunkt im Managementsystem verwaltet und dokumentiert.

Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, müssen zunächst dem Dokumentmanagementsystem digital zugänglich werden. Bei diesem Vorgang wird das betreffende Dokument eingescannt und anschließend mit den notwendigen Dokumentenspezifikationen ergänzt. Nach der Ablage als digitales Dokument sind die Funktionalitäten des Dokumentenmanagementsystems auch für dieses Dokument nutzbar.

Schlagwörter: datenbankgestützten Metadatenverwaltung, digitales Dokument, Dokumentenmanagementsystem