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Dokumentenmanagement System

Steigende Kosten für Büro- und Lagerfläche sowie gestiegenen Anforderungen an den Umweltschutz zwingen zu Einsparungen in nahezu allen Bereichen eines Unternehmens. Ein erster richtiger Schritt in diese Richtung ist die Einrichtung eines Dokumentenmanagement System. Mit der Etablierung eines solchen Systems können einerseits Kosten gespart werden und andererseits wird die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht. Einer der wesentlichen Vorteile von Dokumentenmanagement Systemen ist die Einsparung von Papier und Lagerraum. Die in einem Dokumentenmanagement System abgelegten Unterlagen sind schnell abrufbar und jederzeit im Zugriff für alle Mitarbeiter. Zu jedem Zeitpunkt ist ein im System abgelegtes Dokument als Papierausdruck reproduzierbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass die archivierten Dokumente nicht vergilben und vor Beschädigungen und unabsichtlicher Vernichtung geschützt sind.

Dokumentenmanagement Systeme in Unternehmen

Das Dokumentenmanagement System übernimmt wichtige Aufgaben innerhalb der Unternehmensorganisation. Sämtliche im Unternehmen verfügbaren und für den Geschäftsbetrieb notwendigen Dokumente werden in digitaler Form abgelegt, archiviert und im Bedarfsfall für die Bearbeitung wieder bereitgestellt. Die Auffindbarkeit jedes einzelnen Dokuments wird durch eindeutige Systemkennzeichnungen sicher gestellt.

Dokumentenmanagement System

Marko Greitschus / pixelio.de

Die wichtigsten Systemkennzeichen sind Checkin-/Checkout-Marker und die Version eines jeden Dokuments. Zur Verbesserung der Auffindbarkeit und Zuordnung zu bestimmten Vorgängen können manuell oder maschinell Zusatzinformationen für jedes Dokument in einer datenbankgestützten Metadatenverwaltung abgelegt werden. Um ein Dokumentenmanagement System optimal nutzen zu können, müssen die verwalteten Dokumente entweder digital erstellt und direkt im System abgelegt werden oder bereits vorhandene Dokumente müssen mittels Dokumentenscanner digitalisiert und anschließend im System abgelegt werden. Die meisten Dokumente, die in einem Unternehmen erstellt werden, liegen bereits aufgrund der einsetzten Technik in digitaler Form vor. Die Übernahme und Verwaltung in einem Dokumentenmanagement System ist daher schnell und einfach umsetzbar.