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Dokumenten Management System

Dokumenten Management Systeme sind in der heutigen Gesellschaft nicht mehr wegzudenken. Immer mehr Firmen gehen von den alten Papier gebunden Dokumentationssystemen auf sogenannten DMS (Dokumenten Management Systeme). Die Deutsche Bezeichnung für ein Dokumenten Management System unterscheidet sich sehr stark von den Amerikanischen Ursprung. Im Jahr 1995 wurde von Ulrich Kampffmeyer das Dokumentenmanagement in gewissen Bereichen der Dokumenten Management System unterscheiden und es wurde so eine engere Beschreibung für dieses große Thema entwickelt.

Dokumenten Management System heute

Alles wird heute Digital im Computer verwaltet. Oft macht man dies um eine schnelle Suche zu ermöglichen und um den Weg zum Ordner zu sparen. Man kann außerdem direkt vom PC aus alles einlesen. Man benötigt auch keinen Platz, wo alle Dokumente gelagert sind und es ist möglich alles von einen PC aus zu organisieren, oder sogar mobil Daten zu erfassen. Dokumenten Management Systeme wurden ursprünglich aus einer Notwendigkeit entwickelt. Es war nicht mehr möglich die riesigen Verwaltungsapparate und Dateibestände einiger Firmen zu organisieren. Die Sortierung nach besonderen Berechtigungen oder bestimmen Statusmerkmalen kann auch dynamisch erfolgen.

Dokumenten Management System

Miraliki / pixelio.de

Dann spricht man von einer “virtuellen Akte”, die auch dynamisch auf Attribute der einzelnen Ordner oder Dokumente eingeht. Man kann so schnell nach Dateinamen, Dateiendungen, Größe, Änderungsdatum oder Sonstigen sortieren, was mit den klassischen Papiersystemen enorme Zeit in Anspruch nehmen würde. Unter Dokumenten Management Systemen versteht man auch die Bürokommunikation wie auch das Scannen oder das Brennen auf eine CD oder DVD. Dokumenten Management System sind Systeme, die die gesamte Büroarbeit umfassen und das heutige Arbeiten und Organisation im großen Betrieb erst möglich machen. Mit den alten Standards der Papierverwaltung wäre eine unendliche Expandierung von riesigen Betrieben oder Unternehmen, wie es heute oft der Fall ist, nicht möglich.