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Document Management System

Elektronisches Verwalten von Dokumenten zu bezeichnet man als Dokumentenmanagement . Ursprünglich sind diese Dokumente meist aus Papier. Ein anderer Begriff ist das EDM – Elektronisches Dokumentenmanagement.

Definition von Document Management System

Unter Dokumentenmanagementsystemen sind Lösungen zu verstehen, die erstmals aus der Notwendigkeit heraus entstanden sind, da man vor ca. 10 Jahren von einen Tag auf den anderen eine Art Verwaltungsfunktion benötigt, um die enorm wachsenden Dateimengen zu koordinieren und zu archivieren. Beim Dokumentenmanagement stehen verschiedene Felder zur Suche für den Anwender zur Verfügung wie z. B. Auftragsnummer oder Kundennummer. Die elektronische Akte fasst Informationen aus verschiedenen Quellen zusammen. Zu Dokumentenmanagementsystemen gehören ebenfalls die Bürokommunikation, das Scannen, welches selbst in privaten Haushalten bereits höchste Bedeutung für die Archivierung hat und die elektronische Dokumentenarchivierung im engeren Sinne. Die Verwaltung elektronischer Dokumente obliegt im gesamten ebenfalls dem Document Management System. Beim „Dokument“ unterscheidet man zwischen gescanntem Schriftgut, Textdokumenten und Document Imaging.

Finden eines Document Management Systems

Wenn man auf der Suche nach einer Dokumentenmanagement-Lösung ist, sollte man unbedingt beachten, dass vorerst ermittelt wird, um welche Dokumente es sich im konkreten handelt.

Document Management System

Simone Hainz / pixelio.de

Es gilt zwischen Textdateien, welche sich in Bearbeitung befinden und langfristig unveränderbar aufzubewahren sind oder um Dokumente dynamischer Art zu unterscheiden. Um dies genau zu definieren, sollte man Eigenschaften wie Material (Datei oder Papier?), Archivierungswürdigkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten sowie Inhalt beachten. Den Zugriff auf das Zentralsystem der Document Management System, welche in komplexen Systeme in Datenbankservern gelagert sind, erleichtern sogenannte Client-Programme. Softwarelizenzen und erforderliche Hardware sind in diesen Bereichen sehr teuer und der Administrationsaufwand ist sehr hoch. Klassifizierungssysteme und Wörterbücher erleichtern zusätzlich die Auffindbarkeit der gewünschten Dokumente.