Archivierungssoftware

Wer kennt nicht das Chaos auf dem Schreibtisch oder gar auf dem Computer, wenn man gerade auf der Suche nach einer wichtigen Email oder einem Dokument ist?

Mit Archivierungssoftwares zur papierlosen Verwaltung

Mit einer Archivierungssoftware kann sich der Nutzer ein Archiv für seine gesamten Dateien schaffen. Dazu gehören Emails, persönliche Daten und der allgemeine Schriftverkehr, die mit einer Archivierungssoftware sicher abgelegt werden und somit geschützt sind. Ein Archivierungsprogramm ist auch dazu da, wichtige Akten und Dokumente, die ungesichert in einem herkömmlichen Ordner im Regal stehen, aufzubewahren. Dazu scannt man das gewünschte Dokument ein und archiviert es über die Document Management Software. Bei den meisten Anbietern von Archivierungssoftwares ist der Anwender in der Lage mittels Stichwörtern in kurzer Zeit die gewünschten Dateien wieder aufzurufen. Auch kann der Nutzer dieses Archiv selbst nach bestimmten Kriterien ordnen und zu einzelnen Dateien wichtige Notizen hinzufügen. Somit wird das Datenbankchaos strukuriert und wichtige Dokumente werden schnell wiedergefunden. Solch ein Archivierungsprogramm eignet sich nicht nur für schriftliche Dateien. Die meisten Archivierungssoftwares sichern und speichern alle Dateien aus dem Office-Programm, PDF- und HTML- Dateien, sowie Multimediadateien, wie MP3s, Videos etc. Es gibt allerdings auch Softwares, die nur zur Archivierung von DVDs oder Videos geeignet sind. Aber auch in der Warenwirtschaft wird Archivierungssoftware genutzt.

Gibt es nicht einen Haken bei Archivierungssoftwares?

Natürlich hat so eine Software auch ihre Nachteile. Wenn die Software mal nicht funktioniert, die Datenbank nicht mehr zur Verfügung steht oder der Support eingestellt wird, hat der Nutzer so einfach keine Chance mehr an seine Daten zu kommen. Zudem erkennen nicht alle Archivierungssoftwares alle Formate oder Programme, so dass es zu Komplikationen kommen kann, wenn man beispielsweise das Emailprogramm ändert.
Der Kostenfaktor spielt hier natürlich auch eine große Rolle. Es gibt Archivierungsprogramme, die weniger umfangreich sind und daher im Internet zum Download bereitgestellt werden. Andere umfangreichere Softwares können bis zu ca. 100 Euro kosten. In der Wirtschaft sind die Kosten für ein so genanntes ERP-System um ein vielfaches höher

Schlagwörter: Archivierungssoftware, Document Management Software, papierlosen Verwaltung