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Aktenarchivierung

Jeder weiß, dass die Aktenarchivierung besonders wichtig ist, wenn man auch einen geordneten Überblick über seine abgelegten Unterlagen haben möchte. Die am weitesten verbreitetste Form der Aktenarchivierung liegt darin, seine Unterlagen, die dem Unternehmern und aber auch den Privatleuten in Papierform vorliegen, nach deren Zugehörigkeit zusammenzufassen. Jeder Einzelne Posten sollte einen eigenen Aktenordner haben, wo die Unterlagen dann, nach Datum sortiert, abgeheftet werden können. Doch im Laufe der Jahre sammeln sich so bei jedem eine Vielzahl von Akten an, um auch hier noch den Überblick zu behalten, wurde in den letzten Jahren die elektronische Aktenarchivierung für die Aufbewahrungen der älteren und nicht mehr so häufig benötigten Akten entdeckt.

Aktenarchivierung mit Software?

Aktenordner werden nach und nach von Buchhaltunsprogrammen abgelöst. Besonders die geschäftlichen Unterlagen, von denen man einige Dokumente rechtlich gesehen mindestens zehn Jahr aufheben muss, werden durch die elektronische Aufbewahrung klein und kompakt zusammengefasst; sie nehmen in den Aktenschränken keinen Platz weg, man kann aber trotzdem jeder Zeit auf sie zugreifen.

Aktenarchivierung

Rainer Sturm / pixelio.de

Da es für die Nutzer recht schwer ist, sich so eine komplex aufgebautes Software System selber zu erstellen, ist es sehr sinnvoll, sich an entsprechend ausgebildete Unternehmen zu wenden, die jedem Interessenten die Daten sicher und geschützt vor fremden Zugriff archiviert. Hierfür gibt es speziell entwickelte Computerprogramme/Archivierungssoftware, die die neuen Daten und Dokumente gleich an der richtigen Stelle einsortieren lässt, und die alten Daten in regelmäßigen Abständen überprüft, und nicht mehr notwendige Dokumente gleich löscht. Vor allem seitdem die verschiedenen Daten in letzter Zeit gar nicht mehr in Papierform vorzufinden sind, ist die Methode der elektronischen Aktenarchivierung und Datenarchivierung besonders empfehlenswert.